企業、政府機関、その他の組織は、一意の識別番号としてDLNを重要な文書に割り当てます。 DLNはどの組織でも使用できますが、銀行や課税機関などの金融機関では特に一般的です。内国歳入庁は、納税申告書と免税決定を含むその記録の多くを追跡するためにDLNに依存しています。
文書ロケーター番号
文書ロケーター番号は、文書を元のソースファイルに簡単に追跡できるようにするために特定の文書に割り当てられた複数桁の番号です。各組織はDLN用に独自のプロトコルを作成しますが、番号は通常正確にフォーマットされています。例えば、最初の2桁は文書の出所を示し、次の2桁は文書の種類を示し、他の桁は文書の作成日、カテゴリコードおよびその他の重要な機能を示す場合があります。
DLNと免税
IRSは、DLNを使用して、確定通知やその他の免税措置に関する文書を追跡します。一般的な税務書類には、名前と住所の情報およびIRSのケースマネージャとともに、事業の雇用者識別番号や個人の社会保障番号などの詳細な識別子がいくつか含まれています。 14桁の文書ロケーター番号も含まれています。
フォーマット
IRSが納税申告書および免税書類に使用するDLNには、14桁の数字が7つのフィールドに分けられています。各フィールドには、IRS管理システム内で役立つ特定の意味があります。たとえば、最初のフィールドは2桁で、免除要求を処理するIRS処理センターを表します。その他のフィールドには、税分類のコード、日付コード、および文書の処理方法と送信方法の詳細を識別するためのブロック番号とシリアル番号が含まれます。
例
非営利団体は、グループの非課税ステータスを詳述したIRS決定書を発行することがあります。手紙にはDLNが含まれています。 IRSは、文書管理にDLNを使用するための手順書を公開しています。例えば、「Exempt Organizations Automated Processing Procedures」のマニュアルは、DLN、雇用者識別番号、その他いくつかの識別子でシステムに問い合わせるように指示しています。
