方針および手順のための番号付けシステムは、紙ベースまたはオンラインのマニュアルをナビゲートする際にユーザーを支援します。標準化されたシステムは論理的な編成を提供し、ユーザーがすべてのページと見出しをスキャンする必要なしに情報を見つけることができることを保証します。部署の編成および数字または英数字の番号付けシステムは、ポリシーまたは手順がマニュアル内に1つの可能な位置しか持てないようにするための簡単で効果的な方法です。
ポリシーのレイアウトとページ番号
各章を別々の章として含め、ポリシーをアルファベット順に整理し、各章に1.0や2.0などの複合番号を使用して番号を付けます。たとえば、人事部門のポリシーが第5章を占めている場合は、「5.0 - 人事」を章の見出しとして使用します。各章のページには、マニュアルの冒頭から末尾までの順番ではなく、順番に番号を付けてください。
手順の番号付け
章番号を追加して、手順番号を作成します。たとえば、「5.0 - 人事」に6つの手順が含まれている場合は、5.1から5.6までの番号を付け、各手順の名前を含めます。各手順内のステップおよびサブステップを識別するために、字下げ、小文字、およびローマ数字の小文字を使用してください。たとえば、退職手続がポジション5.2を占めている場合、従業員を退職させる際のステップを識別するために文字「a、b、およびc」を使用します。これらのステップのいずれかにサブステップが含まれる場合は、「i、ii、iii」などの小文字のローマ数字を使用してこれらを識別します。
番号付けシステムの考慮事項
良い番号付けシステムは改訂を可能にしますが、それは追加に関して完全に絶対確実というわけではありません。可能であれば、必要なポリシーと手順をすべて作成し終わってから、マニュアルをまとめて番号付けシステムを作成してください。それ以外の場合は、マニュアルの最後に新しいポリシーを追加するか、アルファベット順を維持するためにすべての番号を付け直す必要があります。
