教会目録を運営する方法

宗教団体の目録は、時間をかけても構わないと思っている会衆の物理的なアイテムでもスキルセットでもあり得ます。彼らの時間と専門知識を寄付しても構わないと思っている人たちは、教会の利益のためにきちんと活用されるように説明されるべきです。教会の物理的な資産は、複数の場所に安全に保管されている文書とともに文書で文書化する必要があります。複数の人が最初の教会の目録を準備するのを手伝うことができます、しかしそれの維持と安全な保管は1人の被指名人に割り当てられるべきです。初期在庫の収集には1週間ほどかかり、年間在庫調整には1〜2日しかかかりません。このプロジェクトは細部への注意を必要とします。

あなたが必要とするアイテム

表計算ソフトウェア
インターネット
プリンター/コピー機
クリップボード
鉛筆
ラベル

物理品目の在庫

インターネットから既製の教会目録フォームを入手するか、スプレッドシートソフトウェアを使用して独自の教会目録を作成してください。フォームの上部に、組織の名前とシート番号と場所の名前の両方のスペースを含めます。その下に、「シリアル番号」、「品目の説明」、「取得日」、「初期値」、および「保管/廃棄」という列を作成します。教会の各部屋で使用するフォームのコピーを十分に印刷し、クリップボードに貼り付けます。。

消耗品と備品を区別します。区別を数量化するドルの金額に注意してください。たとえば、それぞれ500ドルを下回るコストの品目は消耗品と見なされ、500ドルを超えるコストの品目は機器と見なされます。その価値のために、備品を在庫する必要はないが、機器は在庫を入れるべきである。

表計算ソフトウェアを使用してシリアル番号の連続リストを作成し、1インチラベルに1つずつ番号を印刷します。初めて在庫を取得するシリアル番号は、年月固有の番号形式にする必要があります。一意の番号は、たとえば2011-10-1、2011-10-2、2011-10-3など、順番に変わる番号です。

一つの部屋から始めて、装備品として数えるものすべてを識別してください。識別したら、各品目の下部に1つのシリアル番号ラベルを付けて、品目を追跡できるようにします。

クリップボードの在庫フォームを使用して、シート番号と部屋名をメモします。シリアル番号が与えられた各アイテムについて、在庫フォームにあるすべてのフィールドにデータを記録します。

説明フィールドには、商品の概要が表示されます。シリアルフィールドには、アイテムの下部に付けた番号が含まれているはずです。初期在庫情報を取得する際に、取得日と初期値が利用できない場合があります。そうであれば、それに応じてフォームに記入してください。そうでない場合は、現在の日付を日付取得フィールドに書き込み、その値を見積もります。アイテムが保管されている場合は、単にフィールドにチェックを入れてください。廃棄する場合は、廃棄日をメモしてください。

手順4と5を繰り返して部屋から部屋へ移動します。場所を変更するときは、各シートの上部にあるシート番号と部屋の名前をメモしてください。

完成した在庫フォームのコピーを1部作成してください。シート番号順に1部ずつ、3部のバインダーに1部ずつ置きます。一方のバインダーを安全なオフサイトの場所に、もう一方のバインダーを管理事務所の中に配置します。少なくとも年に1回は在庫管理手順に従ってください。

スキルセットの一覧

インターネットから既成の教会のボランティアフォームを入手するか、スプレッドシートソフトウェアを使用してあなた自身の教会を作成してください。名前、住所、電話番号、電子メールアドレス、利用可能日数、1週間あたりの利用可能時間数の各フィールドを含めます。ページの下の列に、バス運転手、フードサービスボランティア、活動調整、およびフードパントリーの寄付係など、関心のある分野を一周するために必要なスキルセットまたは役割とボランティアの指示をリストします。

日曜日の学校や教会の礼拝の間にこの書式を配布するか、特定の日またはその前に特定の場所に返却するようにという要求を添えて郵送する。

フォームを3リングバインダーに挿入するか、使いやすくするために、ボランティアの個人情報と興味を持ったデジタルデータベースを作成します。このようにして、会衆の関心のあるメンバーと直接接触することができ、管理スタッフは教会が利用できる資料を正確に見ることができます。

年に1回以内に、新しいボランティアフォームを配布してください。前の年に記入した人に更新された用紙が返却されない場合は、電話で連絡して、以前に指摘した地域にまだ時間を寄付したいかどうかを判断し、それに応じて変更を加えます。