成功した受付担当者は、ゲスト、訪問者、および潜在的な従業員に自社の前向きな印象を与えながら、複数のタスクを適切に管理できます。小規模のプロフェッショナルサービス会社でも大規模な多国籍企業でも、効果的な受付を維持するには、適切な組織のスキルが鍵となります。最高の受付組織のアイデアは、日常業務を簡素化し、おもてなしをより効果的にします。
クイックリファレンスガイド
頻繁に呼ばれる番号、オフィス番号、内線番号リストなどの日常的な情報のためのクイックリファレンスガイドを作成します。これらのガイドを貼り合わせると、取り扱いや参照が簡単になります。使用していないときは、これらのガイドを整理されたファイルに入れてください。要求に応じて提供するために、これらのガイドの追加コピーを用意することを検討してください。これらのガイドはあなたをより効率的にし、電話の転送のような日常業務をスピードアップするのに役立ちます。
主な予定
予約時間ごとにその日の予想される訪問者のリストを作ります。その人の名前とあなたが彼らの到着時にあなたに通知すべき人を入れてください。このリストにより、訪問者への歓迎の声明をカスタマイズできます。たとえば、ゲストが到着すると、「スミスさん、エップスさん、あなたの会議に興奮しています」と言うことができます。この種の挨拶は、ゲストをより歓迎するものとし、会議の結果を改善するのに役立ちます。このカスタマイズされた歓迎は、従業員へのインタビューに特に役立ちます。潜在的な従業員が歓迎されていると感じた場合、彼女は面接をより安心し、会社で働くことについてより好意的な見方をするでしょう。
回転スケジュールを破る
休憩中や病んだ日があるときは、職務を補うために適切なバックアップを取ってください。あなたのために記入している誰にでも与えることができる基本的な義務と機能を概説する「チートシート」を作りなさい。社内のさまざまな部署間で補償義務を交代させる正式なスケジュールを作成することを検討してください。このローテーションシステムはあなたにビジネスの複数の部分とのより多くの接触をあなたに与えるでしょう、それはあなたが将来質問を導くことをより簡単にします。
会社のスクラップブック
前向きなニュースや会社の活動を強調した会社のスクラップブックを作成します。あなたがダウンタイムを持っているときにこれらの本を作り、訪問者がレビューできるようにあなたの待合室に置いてください。これらの本は、訪問者が約束を待っている間に時間を過ごすための建設的な方法を提供し、同時にあなたの会社に慣れるのを助けることができます。あなたのゲストを占有し続けることで、あなたはあなたの組織の効率を向上させる他の課題や電話にあなたの注意を向けることができるでしょう。
飲み物
レセプションデスクで軽食を簡単に手に入れましょう。あなたの机の下や待合室に冷たい飲み物を保存するために小さな冷蔵庫を設置してください。砂糖やクリームのような標準的なコーヒー製品とともに、手の届くところに1カップのコーヒーメーカーを持っています。焼き菓子のトレイを受付カウンター、またはハードキャンディーのボウルに置きます。これらの飲み物を閉じることで、あなたはあなたの会社のゲストに暖かいレセプションをレセプションエリアを離れる必要なしに提供することができます。
