リンダ・ピンスン氏は、「帳簿を維持する：成功する中小企業のための基本的な記録管理と会計第7版」で、購入した商品またはサービスの提供者に対して債務者に支払うべき債務と定義しています。支払勘定チームは、経費を最小限に抑えながら仕入先との関係を最大限に高めるための標準的な一連の処理手順を採用しています。
意義
詐欺、横領および処理の誤りは、ビジネスを荒廃させる可能性があります。そのようなリスクを軽減するための管理手順を実施することが重要です。いくつかの一般的で効果的な管理策は次のとおりです。横領のリスクを軽減するための職務の分離。横領、不正請求書、およびエラーのリスクを軽減するための正式な購買機能およびガイドライン。横領とエラーのリスクを軽減するための2番目の署名者ドル金額のしきい値。また、重複した支払いエラーのリスクを軽減するための体系的な請求書番号の検証。
ベンダー
債権者は、ベンダーとして会社のデータベースに追加されます。このタスクは通常、支払いを生成する機能を持たない買掛金担当の事務員または財務担当の事務員に割り当てられます。
支払いがタイムリーに行われるように、仕入先は買掛金チームと協力して請求書発行の問題に対処することをお勧めします。購買担当者または注文部門に連絡すると、未払いまたは一部支払済の請求書の検索または解決に遅れが生じます。
関数
仕入先は、請求書を買掛金管理部門に直接送信するように指示されます。請求書にタイムスタンプが付けられ、処理クロックが始まります。購買発注が商品またはサービスを調達するために生成された場合、請求書は購買発注および受領証明に一致します。 Mary S. Schaefferは、「買掛金：効率的な部門を運営するための手引き」という本の中で、この「3者間の一致」プロセスについて説明しています。
購入注文なしで購入した場合は、会社の定めたガイドラインを満たす必要があります。ガイドラインが満たされている場合、請求書は承認および適切なコーディングのために注文部門に転送されます。
支払い手続き
買掛金アナリストは、支払いを生成する権限があります。アナリストは、請求書が迅速に支払われ、可能な場合は割引が行われるように、請求書をタイムリーに処理するように熱心に取り組んでいます。これらの目的の両方とも、間接費を管理する機会をもたらします。これは、政府機関が支払い遅延に対して罰金を科される場合に特に重要です。
電子決済ももう1つのコスト削減ツールです。これにより、紙の小切手のコストが削減され、小切手の詐欺や横領が最小限に抑えられます。分割払いまたは辞退の支払いが必要な場合は、買掛金アナリストが状況を文書化して説明します。
内部監査
買掛金アナリストは、会社の方針に従って支払いが行われるようにします。会社の内部監査チームは、選択した請求書のグループの文書を要求することによって、アナリストの作業の結果を選択的に確認します。監査人は文書をレビューして、統制手順が整備され適切に守られていることを確認します。不十分な管理手順は予期せぬ損失を招く。このような損失を回復するためには、追加の時間と費用が必要です。
