会議はあなたの一日の中で最も生産的な部分、または完全な時間の浪費です。それはすべて、会議の構造、および会議を実施するリーダーのスキルに依存します。会議を設定するのがあなたの仕事であるならば、あなたの最も重要な目標の1つは議題を作成することです。これらの議題項目は会議のトーンを設定し、議論が軌道に乗らないようにするのに役立つので、会議の議題項目に適切にラベルを付けることは不可欠です。
その目的が会議の他の出席者に背景を提供することである場合、議題項目に「情報提供」とラベルを付けます。たとえば、プロジェクトチームのメンバーは、最初のキックオフミーティングで提案されたソフトウェア変更の範囲を説明する必要があるかもしれません。この種の会議の議題項目は情報提供です。出席者はこの項目に同意したり同意したりする必要はありません。彼らは単に情報を吸収する必要があります。
討議は必要だが会議で解決されることは期待されていない項目については、諮問会議の議題を作成する。諮問議題項目は参加者に彼らの懸念を共有し、議論されている項目について彼らの意見を述べる機会を与えます。たとえば、提案されているコンピュータハードウェアのアップグレードに関する会議には、検討中のハードウェアソリューションの説明など、いくつかのアドバイザリアジェンダ項目が含まれる場合があります。プロジェクトリーダーは、提案された各ソリューションの概要を説明した後、残りの会議の参加者による一般的な議論を行うことができます。
その目的が実際に会議中に解決することである場合は、会議の議題に「問題解決」というラベルを付けます。このラベルは、計画している特定の会議の目標に基づいています。議題項目は、プロジェクトが開始から解決に移るときに、ある会議では諮問、次の会議では問題解決と分類することができます。たとえば、ハードウェアの選択に関するアドバイザリアジェンダ項目は、参加者が実際にハードウェアソリューションを選択するよう求められたときに、次回の会議で問題解決に移る可能性があります。
目的が他の会議の参加者に支援を求めることである場合は、「支援を求める」というラベルの付いた会議議題項目を作成します。これらの項目は次回の会議のフォローアップとして役立ち、プロジェクトチームの各メンバーが最新情報を提供し、残りのチームにプロジェクトのステータスに関する情報を提供します。
