あなたの仕事があなたの部署の機能に関するマネージャまたは上級管理職への定期的な説明会を必要とするなら、あなたはこの仕事を4分の1、または3か月のセグメントに分割するかもしれません。多くの組織では、会計および財務業務に四半期ごとの期間を使用しているため、この期間と一致する説明会が必要になります。四半期報告書には、エグゼクティブサマリーと、事業の進捗状況、ハイライト、課題、およびその期間中に達成された目標に関する情報を含める必要があります。四半期中に起こった実際の出来事を通してあなたの報告を活気づけることができる逸話的な参考文献さえ含むかもしれません。
過去の四半期報告書を検討する
これがあなたが書いている最初の四半期報告書であるなら、以前の報告書 - 四半期報告書または年次報告書を検討してください。この四半期報告書に持ち越したい年末の情報があるかもしれません。また、四半期報告書には好ましい形式があるかもしれません。追加の関連情報を含めるのであれば、おそらく大丈夫です。ただし、特に指示がない限り、同じ形式を使用してください。以前のレポートのテンプレートがまだない場合は、作成して、次の四半期にこのステップを再現しないでください。
あなたの情報源を決定する
四半期報告書があなたの範囲内にある場合を除き、他の情報源や部署からの情報が必要になる可能性があります。たとえば、レポートに財務データが必要な場合は、経理または財務セクションにアクセスして、その四半期に必要なデータを要求します。前四半期について入手可能なデータがある場合は、2四半期間で比較を行いたい場合に備えて、それも同様に依頼してください。
レポート作成のためのビジネストピックの確認
検討しているビジネストピックに関する情報を四半期レポートで収集します。たとえば、コンサルティング会社のプロジェクトマネージャで、レポートの目的がリーダーシップチームの進捗状況をいくつかの異なるエンゲージメントに更新することである場合は、各クライアントの名前の後にサブタイプとしてエンゲージメントのタイプをリストすることを検討します。
- クライアント名、エンゲージメントの種類;例：エグゼクティブコーチ
- クライアント名、エンゲージメントの種類;例：チーム開発ワークショップ
- クライアント名、エンゲージメントの種類;例：組織の評価
各サブトピックについて、それぞれに割り当てられた担当者を含む、エンゲージメントの簡単な説明を記入してください。あなたがプロジェクトマネージャである場合は、あなたの名前と、この期間中に連絡を取った相手のクライアントの名前、そしてプロジェクトマネージャとしてのあなたの活動の説明を含めてください。割り当てられた各コンサルタントが勤務した時間数、各エンゲージメントの目標、目的、および成果など、エンゲージメントに関するその他の活動について説明します。たとえば、
「ABCコンサルタントのJohn Doeは、2019年2月1日のワークショップのためにチーム開発活動を作成しました。ワークショップの目的は、2018年12月1日に行われた組織評価の結果を検討し、組織の使命にチームメンバーを再コミットする活動を促進することです。 「
四半期報告書の長さと形式に基づいて、どの程度詳細を提供する必要があるかを判断します。このセクションはあなたのレポートのナラティブコンポーネントを構成します。
スプレッドシートは便利です
四半期報告書の財務図を提示するのに便利であることに加えて、スプレッドシートは最終利益に関心がある読者によって評価されています。ナラティブレポートに複数のページを含める必要はありませんが、四半期ごとの活動を定量的に表現することで、読者は自分の地域のビジネスの進捗状況を簡単に把握できます。同じ例を使用して、複数のエンゲージメントについてレポートしている場合、スプレッドシートに開始予算、燃焼分析、現在までのコスト、および完了までの推定予算をドルとパーセンテージの両方で反映させることができます。
序文と結論を書く
レポートのためのすべての情報を集めてドラフトを作成したら、あなたの紹介と結論を書きます。紹介には、レポートの期間、情報源、部署またはプロジェクト、および対象読者を含める必要があります。レポートが長い場合や複雑な場合は、1ページの要約に最も関連性の高い情報を含むエグゼクティブサマリーを書きます。結論は、四半期中にハイライトを再び書き直すべきであるだけでなく、四半期中に遭遇する注目すべき問題と次の四半期のための予測を簡単に説明するべきです。
