優れた会議の議事録を取る方法

毎週のスタッフミーティングで活動を追跡することを志願しただけでも、慈善団体の記録秘書室に同僚があなたを選出したとしても、組織のミーティング中に起こったことを明確かつ正確に記録することが重要です。議事録は、議論または行動した問題の公式記録としての役割を果たします。そういうものとして、それらはしばしば歴史的文書と見なされます。その結果、優れた会議議事録をとることの重要性を誇張することはできず、出席者は細部へのこだわりとプロ意識を高く評価するでしょう。

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会員名簿

議事録の記録方法を選択します。会議中にテープの録音、メモの入力、詳細の手書きの長所と短所を比較します。これら2つの方法の組み合わせなど、フェールセーフな方法を検討してください。たとえば、会議をテープ録音したり、ノートパソコンやタブレットにメモを入力したりできます。

「Robert's Order of Rules」のコピーを入手するか、議会の手続きおよび会議の実施と記録に関するベストプラクティスに関するこの入門書のオンライン購読にアクセスしてください。会議のディスカッション、動作、動作までの時間、ディスカッション、投票を記録するための適切な形式を検討します。可能であれば、会議中に本またはWebサイトのコピーを入手できるようにします。メンバーが適切なガバナンス、行動、公式記録、議事録に関する回答を求めてあなたに頼っている場合、これは非常に貴重なことになります。

あなたの議事録用に紹介文と構成をフォーマットします。例えば、あなたの紹介文の中に、日付、時間、役員の名前、場所、そして会議の目的を挙げてください。会議の議事録には、会議が注文された時刻と、それが延期された時刻が反映されているはずです。正式な会議の目的は、単に毎月の会員会議であるかもしれません。ただし、特別な会員増強会議の議事録を記録する場合は、これが通常の業務では行われない会議であることを議事録に正確に反映させてください。多くの公共部門の組織は、州のサンシャイン法の特定の規定から免除されている人事問題などの機密事項を討議するために特別会議を開くことがあります。

組織の会長またはグループのリーダーがあなたを紹介したら立ち上がってください。正式に紹介されていない場合は、自分自身をグループに紹介し、レコーディング長官またはメモ係としてのあなたの役割を説明してください。会議のディスカッションを取り込むためにどのような方法を使っているかをグループに伝えます。このようにして、メンバーはあなたを組織の公式文書の作成と管理に責任を負う人物として識別します。これは、あなたを知らないメンバー、または組織とその実践に精通していないメンバーにとって特に役立ちます。さらに、あなたの紹介は出席者が聞こえるように話さなければならないという提案として役立ちます。

参加者に自分の名前と着席場所をすぐに知らせながら自己紹介を依頼します。このようにして、モーション、秒、ディスカッションポイントを録音するときに、絶えず人々に名前の繰り返しを要求する必要はありません。たとえば、運動をする人、それを止める人、運動への投票を求める人の名前を常に記録する必要があります。誰かが投票を要求するとき、彼らは通常、「質問をしてください」と言います。グループのリーダーはそれからメンバーに投票するように頼みます。投票前に討議がある場合は、討議の際立った部分を記録し、公式の反対意見を書き留めます。運動や投票に関するあなたのメモには、目、ays、棄権の名前も含めるべきです。

あなたのメモに主観的な記述を挿入しないでください。話し手が何を意味するのかを、彼の口調、屈折、または非言語的な手がかりによって解釈しないでください。議事録は事実に基づいた客観的なものでなければなりません - 出席者の発言にねじれがあると、議事録の整合性が損なわれ、議事録を正しく記録することができなくなる可能性があります。例えば、「ジョン・ドウは次のような動きをした。国立気象局がジャクソン、アダムス、マディソンの各郡で5インチ以上の積雪を予測する日に学校を閉鎖する」と書いてはいない。地域の気象条件が悪天候や通行不可能な道路を示す日に学校を閉鎖するかどうかについて投票する」

行動がまだ頭の中で新鮮である間、会議が終了した後できるだけ早くあなたの議事録を完成させてください。あなたのノートを見直し、テープの録音を聞き、あなたの最終版を起草する準備をしなさい。会議中に何が起こったのかについて質問がある場合は、グループの役員または指導者に相談してください。場合によっては、説明を明確にする必要がある人については、担当者に連絡する必要があります。

最後の議事録として、あなたが提案したものをあなたのグループのリーダーに提供してください。フィードバック、質問、修正をお願いします。緑色の光が出たら、最終版を準備し、議事録を会員に配布するよう手配します。あなたが出席者と同じオフィスの設定にいる場合は、電子メール、カタツムリメール、または個人配達のいずれであろうと、議事録のコピーを配布するために組織の好みの方法を使用してください。

ヒント

会議に最初のロールコールが含まれる場合は、メンバーに自己紹介を依頼する必要はありません。単に存在する人々の名前をキャプチャし、不在の人々の名前を記録します。ロールコールは、通常、役員会を含む会議など、正式な会議における標準的な手順です。人が座っている場所を別にメモしてください。これがあなたの「チートシート」になるので、あなたは簡単にあなたの議事録の中で名前で人々を参照するか、あなたが誰かに彼女が言ったことを明確にしたり繰り返したりするように頼みます。

たとえ会議が非公式であっても、あなたのノートテイカーとしての役割はそうではありません。非公式の会議であっても、メモを取る責任に真剣に取り組み、会議の活動を正確かつ正式に説明する正式な書面によるメモを作成します。参加者は細部へのあなたの注意を認めるでしょう。