あなたがコールセンターを始めることを計画しているならば、あなたは安全に場所がすべてであるという古くからの勧告を取っておくことができます。顧客との唯一の連絡先、またはとにかくほとんどの顧客との連絡は決してあなたに直接会うことは決してないため、場所よりも十分なスペースが重要です。インフラストラクチャとデータストレージの要件も重要な考慮事項です。さらに、作業環境が非常に騒々しくなる可能性があるので、物理的なレイアウトは従業員にとって快適であるだけでなく、ノイズを減らす必要があります。
スクエアフッテージの要件
Response Center Corp.（コールセンターの設計を専門とする）は、1席あたり125から150平方フィートを許可することを推奨して、「1席あたりの平方フィート」の観点からスペース要件について説明します。 「この正方形のフッテージ数は、立方体だけでなく、すべての一般的な分野のニーズに適用されます」とResponse Designは述べています。キュービクルスペースに関しては、それは各カスタマーサービス担当者が33平方フィートのキュービクルを提供された1つのコールセンターを引用しています。これらの焦点を組み合わせると、10台の電話から始める場合は、キュービクル用に約330平方フィート、会議室、トイレ、データ保存用にさらに920〜1,170平方フィートのスペースが必要になります。
インフラストラクチャ要件を決定する
インフラストラクチャのニーズを判断するために、ビジネステレコムコンサルタントと協力してください。内部配線、電話システム、および帯域幅の要件は、最も重要な考慮事項の1つです。たとえば、標準の交換回線方式の従来の電話回線とVoice over Internet Protocolのどちらが最良の選択であるかを判断します。 VoIPを選択した場合は、潜在的なサイトがすでに光ファイバネットワークサービス用に設定されているかどうか、また必要な変更の費用をリース料に組み込めるかどうか、またはこれらの費用を前払いする必要があるかどうかを確認します。帯域幅とはデータ転送速度のことで、インターネット接続の速度と効率の両方を左右します。
データ保存環境を最適化する
稼働時間とシステムの信頼性を確保するために、独立した空調システムと湿度監視装置を備えた密閉された部屋にデータ機器を設置してください。データセンターの温度および環境制御を専門とする会社であるAvtech Software、Inc.は、華氏68度から75度の間の室温、および45％から55％の間の相対湿度レベルを推奨しています。
ソフトウェアと機器の購入
彼の著書「Comdex Call Centerトレーニングコースキット」の中で、著者と起業家のVikas Guptaは、すべての新しいコールセンターが5つの基本的な技術で始まることを勧めます。これらには、インターネット接続、自動呼分配装置、対話型音声応答システム、コンピュータテレフォニー統合および顧客連絡ツールが含まれます。発信通話に焦点を当てている場合は、予測ダイヤルソフトウェアも必要です。各エージェントにはコンピュータとヘッドセットも必要です。ソフトウェアと機器の価格はかなり異なりますので、購入を決定する前に、少なくとも3つの見積もりを比較して購入してください。
ノイズを最小限に抑える
鳴っている電話、進行中の会話、および操作機器はすべて、騒がしい職場環境の一因となっています。これにより、フロアプラン、レイアウト、およびワークステーションの設計がノイズを減らすために不可欠になります。これを実現するためのオプションには、エージェントをグループ化する代わりにワークステーションを配置すること、ワークステーション間に遮音パネルを追加すること、プライバシーを必要とする会議や通話に使用するプライベートオフィスを構築することがあります。ブラインド、カーペット、クッション、パッド入りの椅子などの植物や柔らかくて騒音を抑える家具は、さらに騒音を減らすことができます。
