すべての雇用主は、違法な不法行為や敵対的な職場環境を作り出す行動からビジネスとその従業員の両方を保護する道徳的および法的義務を負っています。あなたが苦情を受けたとき、または従業員が不正行為をしていると信じる理由があるときはいつでも調査を実施することが、これらの責任を果たすために不可欠です。そうしない正当な理由がない限り、問い合わせが行われることを関係者に知らせることは一般的な最初のステップです。
内部メモフォーマット
メモやビジネスレターのフォーマットを使用してレターを作成することはできますが、内部コミュニケーションではメモがより一般的です。さらに、メモで一般的なタイトルまたは件名は、この形式をより効果的にすることができます。メモには、タイトル行のほかに、日付、各受信者の名前、および送信者の名前とタイトルも含まれています。メモの本文で各段落を左揃えにして1スペースにし、段落間には2スペースを使用します。メモを機密としてマークし、メモに添付ファイルや同封物が含まれているかどうかを示すための特別な表記を含めます。
被疑者
調査が始まる前に、被告人に書面で通知してください。捜査状には、氏名、日付、状況など、できるだけ詳細に申し立てを説明する必要があります。捜査の過程を説明し、被告人が持っているかもしれない法的権利を識別し、そして彼が書面と個人的な面接の間に物語の彼の側面を話す機会があると被告人に告げる。調査が完了するまで、それが「通常どおりのビジネス」であるかどうか、または彼の役割または職務の変更が必要かどうかを担当者に伝えます。
調査待ちの通知
最初の通知には、従業員の直属の上司と部長を含めてください。書簡には、係属中の調査の性質と範囲が説明されています。さらに、レターには、調査を開始する前に企業資産や財産の会計処理と保護、従業員の職務の変更などの手順を概説する必要があります。最後に、この書簡には、監督者と管理者が調査に参加するかどうかを記載し、参加する場合は具体的な役割と責任を定義する必要があります。
調査面接レター
調査が進むにつれて、面接を計画している人にも手紙を送る必要があります。ただし、複数の受信者を含む可能性がある保留中の調査通知とは異なり、面接通知には、送信する文字数に関係なく、アドレス行に1人の受信者を含める必要があります。書簡には具体的な詳細は記載されていませんが、その代わりに、継続的な調査の一環として従業員が面接を受ける可能性があることを明記し、面接を行う人の名前を記入し、全面的な協力を期待します。さらに、メモには機密情報であり、社内での討議には適していないことを明記する必要があります。
