製品の組み立て、クレジットカードによる支払いの処理、従業員の搭乗、品質保証の確認など、すべての業務にプロセスがあります。時には、これらのプロセスはシームレスに動作しますが、そうでない場合は動作しません。ビジネスプロセス管理は、あなたのプロセスを把握し、それらをオリンピックに近い形にするシステムです。 BPMを適切に実装すると、プロセスの可視性が向上し、ボトルネックを取り除き、作業の重複を防ぐことが容易になります。
ヒント
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ビジネスプロセス管理は、パフォーマンスの向上を目的として、企業の業務遂行方法を合理化するための方法論です。
ビジネスプロセスの例は何ですか？
ビジネスプロセスは、組織内の人々が特定の目標を達成するために実行する一連の手順です。これらのステップは何度も繰り返されますが、多くの場合、通常は標準化された方法で行われます。休暇申請の承認から緊急治療室で行う医療従事者のトリアージ評価まで、ほとんど何でもビジネスプロセスとしての資格があります。
たとえば、銀行への融資申請の例を考えてみましょう。このプロセスを開始するには、顧客は銀行のWebサイトで電子申請書に記入します。今、銀行の車輪は回り始めます。まず、銀行は顧客がフォームに正しく記入したことを確認します。その後、アプリケーションは信用調査を通過します。他の誰かが所得検証を行い、別のチームが追加の書類を要求するかもしれず、銀行がローンを承認するかどうかについて決定を下すことを可能にする他の活動があるかもしれません。
重要なのは、プロセスが多面的であるということです。ほとんどのビジネスプロセスと同様に、これには複数のステップと複数の人員が関与しており、これらの人員はさまざまなツールやシステムを使用して物事を成し遂げます。総合すると、システム全体が一連のインプット（ローン申請書および補助書類）を所望のアウトプット（顧客に伝達される承認決定）に変換するように設計されています。
ビジネスプロセス管理とは
あなたのビジネスが非常に小さいとき、ビジネスプロセスは比較的管理しやすいです。オフィスには日常的なタスクを実行している少数の人々しかいないかもしれません。そして誰もが全体像のしっかりとした概観を持っています。この状況は成長するにつれて変わります。かつて一人の人間が処理していた作業が、突然複数の部署間でやり取りされます。人々は互いの努力を複製し、タスクはひび割れに陥り、人々がミスを犯す可能性が大きくなります。
ビジネスプロセス管理の主な目的は、これらの混沌としたプロセスを顕微鏡の下に置き、それらをどのように改善するかを理解することです。これを理解する最も簡単な方法は、プロセス内のすべてのアクティビティをステップのフローチャートとして視覚化することです。 BPMは、これらのステップをより論理的で一貫性のあるワークフローに形式化するための規則です。
ビジネスプロセス管理の利点は何ですか？
BPMの主な目的は、ボトルネックの解消、冗長性の排除、および不要な作業の重複の防止など、プロセスの脂肪を削減することによって時間とお金を節約することです。しかし、BPMは収益を増やすことだけではありません。また、ビジネスが恩恵を受けることができるその他の良い結果もあります。
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従業員も管理者も、彼らがすべて物事を成し遂げるための体系的なパイプラインを辿っているので、彼らの役割と責任のより明確な定義から利益を得ます。
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すべてのチームがアウトプットと期限に関して同じページにいる場合、チームは互いに連携してコミュニケーションを深めます。
- 過労の従業員がフォローアップ会議に参加したり、一度に複数の競合する作業をこなしたりする必要がなくなるため、ストレスが軽減されます。
- BPMはあなたのプロセスを組織の優先事項に合わせるので、ビジネスに最低限の価値をもたらすプロセスに時間を浪費することはありません。
- 管理者はワークフローの可視性を向上させることができ、監査や法令順守に役立つ証跡となります。
- 顧客はリードタイムの改善から恩恵を受け、顧客満足度が向上します。
BPMはどのように機能しますか？
何よりもまず、BPMは方法論です。それは、無駄や他の非効率性を識別し改善することができるようにBPMプロセスを形式化するのを助ける明確な一連のステップとテクニックから成ります。多くの確立されたBPM方法論のうち、リーンやシックスシグマなどのいくつかは、一般的な語彙に入っています。一般的な方法論は同じ原則の多くに従います。どちらの方法論を選択しても、BPMの3つの柱、プロセス、人、テクノロジーに焦点を当てることが期待できます。
プロセス
BPMの中心的な焦点は、ビジネスプロセスを最適化して目的に適したものにし、正しいタイミングで正しい結果を達成することです。
人
人々が正しいやり方で正しいことをすることを確実にすることは、成功するプロセスへの鍵です。 BPMは、人々が行っているタスクを見て、次のような質問をします。タスクAを実行するのは誰の仕事ですか。関係者が問題を無視するとどうなりますか？プロセスが動かなくなると、だれが警告されるのですか？このレベルの可視性は、システムの効率を高めるためには不可欠です。
技術
プロセスが円滑に機能するためには、タスクの移行は常にシームレスでなければなりません。ビジネスプロセス管理ソフトウェアは、プロセスを強化するのに役立つツールです。したがって、BPMの実習を実行してより良いプロセスを定義する場合、テクノロジは、プロセスが定義したとおりの方法で実行されていることを確認するのに役立ちます。テクノロジの主な機能は、パフォーマンスデータを収集して、プロセスの成功に不可欠なメトリックを追跡できるようにすることです。
BPM方法論をどのように設計しますか。
BPMはどのような種類のビジネスを持っているかによって動作が異なります。したがって、BPM方法論の設計を始める前に、それを実装することによって改善したいことを評価する必要があります。たとえば、あなたがサービス組織であれば、BPMにクライアントへの応答時間を改善させたいと思うかもしれません。一方、製品を製造または製造している企業は、組立ラインでの効率性とパフォーマンスの向上、または他のシステムやプロセスとの同期化を求めている可能性があります。
これらの商用ドライバーをガイドとして使用して、すべてのBPM方法論はフェーズのライフサイクルをたどります。各フェーズには、実装が必要な独自の一連のタスクがあります。最も一般的なBPM方法論であるDMEMOは、設計、モデル化、実行、監視、および最適化という5つの段階に従います。
ステージ1：デザイン
設計段階では、プロセスをはるかに効率的に実行するためにワークフローを再設計する前に、BPMテクノロジを使用して現在のプロセスを計画します。画面に表示されるのは作業の流れを視覚的に表現したもので、ボトルネックや重複がある可能性がある場所が一目でわかります。その考えは、可能な限り最も単純で直接的なワークフローを作成することで、間違いを最小限に抑えながらプロセスを最短時間で完了できるようにすることです。
ステージ2：モデリング
この段階では、さまざまな条件下でプロセスがどのように機能するかを確認するためにプロセスをテストします。それを "what if"運動と考えてください。この作業に2人の担当者を割り当てた場合はどうなりますか？この従業員が自分の成果を届けるのに遅れた場合はどうなりますか？このタスクが別の方法で行われた場合はどうなりますか？さらに改善することはできますか？
ステージ3：執行
作業の流れをシミュレートしたら、次のステップは、BPMソフトウェアのワークフローエンジンを使用して改善されたプロセスを現場でテストし、プロセス内の各タスクを1人以上の人に割り当てることです。
ステージ4：モニタリング
モニタリングとは、データが収集され、プロセスが期待どおりに機能していることを確認するプロセスです。テクノロジを使用して、FedExパッケージを追跡するのと同じ方法で、単一のプロセスで単一のステップを追跡することも、データを集計してワークフロー全体の状況を確認することもできます。この段階で展開されるツールには、ビジネス活動監視、ダッシュボード、レポート作成および監査ツールが含まれます。
ステージ5：最適化
この段階では、あなたのプロセスは完璧には程遠いかもしれません。さて、あなたはさらにプロセスを最適化するためにあなたができることを考慮する必要があります。たとえば、ボトルネックが頻繁に発生する特定の領域に別のリソースを追加する必要がありますか。最適化は1つだけのイベントではありません。そうではなく、問題が発生したときはいつでも、従業員と顧客のフィードバックに耳を傾け、変更を加える必要があります。新しいプロセスがあなたの利害関係者のサービスの経験を改善しないならば、それは成功とは言えません。
誰がビジネスプロセス管理を実行しますか？
BPMプロジェクトを実装するには、ITおよびビジネスの知識を持つ専門家チームが必要ですが、実際には、実行するプロジェクトの範囲によって異なります。あなた自身のスモールビジネスでいくつかの低リスクでハイリターンのプロセスを改善することによっていくつかの素早い勝利を達成しようとしているなら、小さな内部チームといくつかの助けを借りてBPMプロジェクトを立ち上げることは比較的簡単です。あなたのプロセスをマッピングするための高品質のソフトウェア。
始めるための良い方法は、BPMトレーニングコースに参加することです。 Googleですばやく検索すると、地域のオプションやオンラインプログラムが表示されるはずです。多くの企業は、主要なスタッフが適切な方法論について公式に訓練されることを可能にするビジネスプロセス管理認定プログラムを通して彼らの従業員を置くことを選びます。 Business Process Management Instituteは現在、BPMに関連するさまざまな分野および方法論で30のプログラムと7つの証明書を提供しています。詳細については彼らのウェブサイトをチェックしてください。
BPMツールとは
簡単に言えば、BPMツールは、BPMの実装を自動化するために使用するソフトウェアです。その仕事はあなたのビジネス変革を可能にすることです。そうすればあなたはあなたのプロセスを新たな高みへと導くことができます。選択肢は長いものと同じくらい広いですが、一般的には、少なくとも以下の機能を備えたシステムを探しているでしょう。
- 視覚処理図作成ツール：これにより、プロセスをモデル化して新しいワークフローを作成できます。一部のツールでは、モデリングを実装する方法としてコーディングスキルが必要です。他のベンダーは "ドラッグアンドドロップ"システムを使用する低コードのアプローチを提供しています。あなたがチームの中核的なプログラマーを持っていないなら、後者はうまくいくかもしれません。
- 管理ダッシュボードとアクセス制御：これにより、意思決定者は進捗状況を追跡できるようになり、情報へのアクセスを特定の人々に制限することでセキュリティが確保されます。
- エラー処理：エラーや誤動作を見つけて解決する検証モジュールがあると便利です。
- 既存のソフトウェアとの統合：あなたのBPMソリューションは、他の中核的なERP / CRMシステムと通信しない場合には限られた用途しかありません。
- レポートと分析：優れたBPMソリューションは、未処理の項目、タスクの完了にかかる平均時間、および項目が再ルーティングされる頻度などの主要なメトリックに関するレポートを実行します。
特定のビジネスプロセス管理ツールに関しては、かなり混雑した市場です。大手企業の中には、Pegasystems、bpm'online studio、Nintex、KiSSFLOW、Zoho Creator、Appian、Process Streetなどがあります。レビューはインターネットですぐに入手でき、ほとんどのツールには14日間の無料トライアルが付いているので、最終購入する前に機能を調べることができます。
