組織内のコミュニケーションは重要です。より親密で知識の豊富な従業員ほど、雇用主に対する信頼は高まります。調査によると、従業員は上司と直接面談することを好みますが、時間的制約や組織の規模によっては必ずしもそのようなアプローチができないことがあります。会社のメモは、重要な情報を組織の社内の聴衆に伝えるためのもう1つの方法です。ビジネスレターよりも正式ではなく、新しいポリシーや組織の変更を発表したり、要求された情報を配信したり、プロジェクトの更新として機能することがあります。従業員が必要とする情報を提供する会社メモを書くことを学ぶことはあなたの会社の「内なる力」を強化するのに役立ちます。
あなたが必要とするアイテム
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会社のロゴのデジタル画像
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デスクトップパブリッシングソフトウェア
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プリンター
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紙
ページの上部に会社のロゴを画像として挿入します。
（すべて大文字で） "MEMO"、 "MEMORANDUM"、または "INTEROFFICE CORRESPONDENCE"と表示されるタイトルを作成します。これは、上部の中央に配置することも、左余白に合わせることもできます。
タイトルの後にスペースを1行挿入し、「TO：」、「FROM：」、「DATE：」および「SUBJECT：」という単語を挿入します（「SUBJECT：」の代わりに「RE：」を使用することもできます）。適切な情報とそれに続くハードリターン。配置は変わることがあります。各項目に合計4行の独自の行を含めることも、2つの列に分割することもできます。最初の列には "TO："と "FROM："を含み、2番目の列には "DATE："と "SUBJECT"を含みます。内部アドレスまたはあいさつ文を含めます（「親愛なる…」）。
見出しの下の2行目または3行目でメモの本文を始めます。メモが日常的なメッセージである場合は、直接開きます。悪い知らせを伝えるメモは、ビジネスコミュニケーションではバッファとして知られているメモのトピックに密接に関連する中立的な声明を読めば、否定的な情報を読者に提供できます。ニュースに応じて、このオープニングにはいくつかの戦略から選択できます。それが誠実、適切、誠実、かつ簡潔であることを確認してください。
重要な詳細を提供するためにあなたのスペースの残りを使ってください。口調は会話であるべきです。長い見出しを読みやすくするために小見出しを使用してください。表、グラフ、その他のビジュアルを含めることもできます。彼らの聴衆を説得しようとしている作家は、この情報が従業員個人または会社全体のどちらに利益をもたらすのか、なぜ/理由を含めるべきです。
前向きで親切なメモで終わりましょう。無料の終結または署名を含めないでください。
メモを印刷して、一番上に自分の名前で頭文字を付けるか、メモを電子メールで送信するように準備します（電子メールで送信すると一部の書式が失われる可能性があります）。メモが複数の受信者に送信される場合は、コピーを1部印刷し、最初にコピーしてからコピーを作成する方が安い場合があります。
分配します。それは手渡し、電子メールで送ることができ、局間のメールを通して送ることも、郵便局を通して送ることもできます。
ヒント
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各段落の間に空白行を入れたブロック形式（字下げなし）を使用してください。 1つのトピックに集中してください。メモは2ページ以下にしてください。メモは社内の視聴者の間でのみ使用する必要があります。社外の人にメモを送らないでください。代わりに手紙を書いてください。メモを部署全体やスタッフ全体ではなく特定の個人に宛てて送る場合は、より目立つ配置を与えられるべき特定の位置にいる人がいない限り、受信者のリストをアルファベット順に並べてください。
