ビジネスが成長しても、それを追跡することは困難です。拡張や管理上の変更など、構造が時間の経過とともにどのように変化したかを理解しようとすると、さらに混乱することがあります。プロセスマッピングは、管理者がダイアグラムによって変更を確認するのに役立ちます。しかし、ダイアグラムを正確にするためには、プロセスマップを作成する際に特定の規則に従う必要があります。
チャートシンボルを定義する
すべてのプロセスマップには、さまざまなタスクを表す一連のシンボルがあります。プロセスマップの作成を始める前に、これらのシンボルを定義する必要があります。たとえば、楕円は、プロセスの開始時の入力またはプロセスの終了時の出力を示します。ボックスまたは長方形は、プロセス中に行われるタスクまたはアクティビティを示しています。矢印は方向の流れを示し、菱形は質問が行われたときや決定が必要なときのプロセスのポイントを示します。 （例として、参考文献を見てください。）
プロセスを定義する
プロセスの開始場所と終了場所を決定します。プロセスマッピングは通常、自動化されたプロセスを追加するとき、他の会社と合併するとき、新しい製品ラインを導入するときなど、人々の仕事のやり方を変えるときに行われます。スタッフ、タスク、テクノロジに、そしてコストを削減し効率を向上させようとしているとき。開始時、終了時に何をしようとしているのかを判断し、それに応じてプロセスマップに名前を付けます。
ステップをリストする
ステップは十分な情報または豊富な詳細を示すことができます。どちらの道を選んでも、文言は単純にしてください。各ステップを「行動計画」のような「動詞 - 目的語」の形式で書きなさい。
シーケンスを作成する
Post-Itノートまたはインデックスカードを使用して、ステップを図の形で左から右にマッピングします。まだ矢印や図形を描くことを心配しないでください。マップがどのように見えるかを視覚的に把握したら、それが起こります。
ダイアグラムを描く
各図形についてすでに概説した規則に基づいて記号を描画します。たとえば、楕円は入力と出力を表します。シンボルが配置されたら、矢印を描きます。図形が複数の矢印を必要とする場合、そのステップに到達したときに考慮する必要がある代替手段があることを認識できるように、そこに決定のひし形を配置する必要があります。チャートを描くときは、すべてのステップが次のステップまたはリンクの結果にリンクされているというシステムモデルアプローチを使用します。モデルが完成していて、適切な情報が含まれていることを確認してください。
