内部統制とは、財務書類における盗難、横領、好意的行為または数学的誤りを含むことがある、誤りおよび詐欺を防止するために企業が使用する方針および手続きです。あなたは公認会計士である必要はなく、またあなたのビジネスに有益な内部統制を確立するため、あるいは従業員が従うべき方針を設定するための財務学位を持つ必要もありません。
共同署名者および認定署名者を確認する
中小企業のための最も一般的な内部統制の1つは、小切手が共同署名されるという要件です。これは、一人の人が自分自身に小切手を書いたり、不適切な支払いを承認したりするのを防ぐのに役立ちます。あなたの会社が毎月多くの小切手を書いている場合、小切手に2ドルの署名を必要とするだけの、500ドルのような一定の金額を超える額の保険を設定するかもしれません。認可された署名者の署名付きの署名カードを銀行に持っていることを確認してください。これにより、銀行は小切手を支払う前に署名を確認できます。
銀行の調整
多くの企業は、支払いと受領のすべてを総勘定元帳に記録しています。これは、会社の金融取引の記録です。元帳の入力は、小切手による支払い、現金での支払い、現金、電子デポジットまたはクレジットカードでの支払いに基づいています。あなたの銀行取引明細書をあなたの総勘定元帳と比較しながら、数学の間違いや詐欺的な入力を見つけるのを助けるために毎月銀行照合を実行してください。銀行取引明細書には、電子的に行ったまたは受け取ったすべての入金が含まれ、行ったすべての支払いが表示されます。また、あなたが支払った銀行手数料も含まれているので、それらを総勘定元帳に含めることができます。
調達手順
購入時に最大限の価値を引き出すために、購入に関するポリシーを設定する内部統制を作成してください。これには、承認されたベンダーのみを使用すること、請負業者からの競争入札を要求すること、または1つを選択する前に複数のベンダーの価格確認を行うことが含まれます。これには、事務用品、家具、またはその他の機器を注文する前に、事務管理者に複数の事務店でのオンライン価格の確認を求めることが含まれる場合があります。
払い戻しポリシー
旅費、宿泊費、接待費、食事代の削減に役立つ正式な従業員支出方針を作成します。会議やトレードショーに参加するときに従業員が自分で旅行や宿泊を予約できるようにすると、最も安いポイントを選択するのではなく、最も報酬の多いフライトや部屋を予約できます。すべての旅費を上司が事前に承認し、すべての経費払い戻しフォームに領収書が含まれていることを要求します。
監査
第三者による購入、財務記録、タイムシート、経費の払い戻し、その他の事業活動の見直しにより、間違いや詐欺を発見し、減らすことができます。内部監査では、1人の従業員または部門が別の従業員の作業を確認することができます。外部監査はあなたのスタッフの仕事を見直すために外部の請負業者または会社を招きます。これには毎月または四半期にあなたの本をレビューするために公認会計士を雇うことが含まれるかもしれません。在庫確認を実行すると、盗難、過剰配達、破損に問題があるかどうかを判断するのに役立ちます。
