メモ配布を使用して、あなたの職場の他の人々とコミュニケーションをとることができるという特別なことがあります。メモは一般に同僚の労働者にとって重要な何かを伝えており、通常は社内の少なくとも2人以上に配布されています。メモは、失われたファイルなど、緊急のことを全員に知らせるためにも使用できます。失われたファイルは事業の運営に影響を与える可能性があり、労働者は問題と可能な限り早急に対処できる方法について警告する必要があります。
失われたファイルに関するメモのヘッダーを完成させます。これには、日付、件名、メモの送信者、送信者の行が含まれます。これらの行には、「日付」、「件名」、「宛先」、および「差出人」というラベルが付いています。件名には少なくとも「失われたファイル」と記載する必要がありますが、失われるファイルについても説明できます。
ヘッダーのすぐ下の最初の段落で問題を簡単に説明してください。これには、特定のクライアントまたはプロジェクト用のファイルなど、失われたファイルを確実に含める必要があります。ファイルが失われたとどのように確信しているのか、どこにあるのか、そしてそれらを見つけるのがいかに緊急であるのかも含めます。
次のセクションで問題についてもっと詳しく説明してください。この時点で失われたファイルについてもっと詳しく知る。ファイルが存在するクライアントまたはプロジェクトに関する詳細、または従業員によるファイルの検索方法に関する詳細情報を提供できます。この時点で、ファイルが見つけられなければならない特定の日付を与えなさい。
メモの受取人に、あなたが彼らにしてもらいたいことを最後のセクションで正確に伝えてください。これは、データベースXでの検索や、紛失したファイルを会社のコンピュータまたはフラッシュドライブに保存した場合のすべての個人用ファイルの検索など、特定の操作項目である必要があります。ファイルが見つかるはずの日付を繰り返します。
メモを校正します。書面による記録があってはならないというファイルに関する機密情報が含まれていないことを確認してください。また、紛失したファイルを明確に見つけることの重要性を明確にしてください。
