効果的にコミュニケーションをとる能力は、仕事での成功に直接影響します。簡潔でわかりやすい通信の書き方と送信方法を知っておくことは、あなたにとって非常に重要です。ビジネスメモは、特定の人々のグループを扱い、特定の目的に焦点を当てた簡単な文書です。よく書かれたメモは、あなたが効率的にコミュニケーションをとり、結果を達成するのを助けます。それを正しく書くことに加えて、それを最も読む必要がある人々にあなたのメモがきちんと送られることを確かめることは重要です。
あなたのメモを作る
あなたの聴衆について考えてください。メモを作成する前に、あなたがコミュニケーションを取っている相手の教育レベルと経験を考慮してください。受信者のニーズにも留意してください。個人によっては、より詳細な説明と具体的で確立されたガイドラインを必要とするかもしれませんが、他の人は非常に一般的な情報を提供され、それから彼ら自身で主導権を握ることができます。
正しいヘッダー形式を使用してください。 "Date"行では、標準の略語を使用します。 「宛先」には、メモを受け取る各人を名前でリストする必要があります。ニックネームを使わないでください。姓名を使用し、アルファベット順または会社内の位置順に並べます。 「差出人」行には、姓名、および該当する場合は所属している部署を使用します。
具体的で有益な件名を選択してください。多くの場合、人々はあいまいで一般的な件名のメモを送ります。具体的で簡潔なものは、メモが何を参照しているのかについて受信者にはるかに良い考えを与えるでしょう。たとえば、一般的な件名には「会議」と表示されますが、特定の件名には「金曜日の会議の営業チームのプレゼンテーション」と表示される場合があります。
詳細で開きます。チャットやバックグラウンドで時間を無駄にしないでください。あなたのメモの最初の部分はあなたが必要とするものを正確に言うべきです。セールスチームのプレゼンテーションの上の例を使用すると、「金曜日の会議で、セールスチームは第1四半期の収入と買掛金の数値を含むスライドショーを提示します」と開くことができます。
受動的な声を避けてメモを書きます。メモは情報を共有し、援助を求めるように設計されているので、アクティブな声を使う必要があります。文法や文章では、アクティブな声とは、他のことが起こるのではなく、文の主題がアクティブであることを意味します。活発な声は、「営業チームはスライドショーを見せるでしょう」と読みます。受動的なアプローチは、「セールスチームにスライドショーのプレゼンテーションを検討してもらいたい」と表現されます。
結論を書いてください。結論を複雑にする必要はありませんが、メモ自体で参照されているキーポイントを要約する必要があります。
あなたの作品を編集してください。ビジネスメモを送って、その間に巨大なスペルミスが残っていることに気づくほど恥ずかしいことはほとんどありません。それを送る前にあなたのメモを校正してください、そして、訂正をすることに加えて、不要な言葉を排除してください。メモを簡潔にしてください。
あなたのメモを送る
あなたのメモを送ってください。オフィス間のメールで送信する場合は、メモに記載されている各自が自分のコピーを入手していることを確認してください。誰も次のキュービクルでその人とメモを共有する必要はありません。
それが選択肢であるならば、電子メールを使ってください。電子メールメモを全員に同時に送信する必要がありますが、一部の受信者をブラインドコピーすることをお勧めします。メモを電子メールで送信する場合は、メモの件名をEメールヘッダーの件名に入れます。かわいいフォントやカラフルなフォント、画像、その他の電子メールアドオンを使用しないでください。
メモを送信したらフォローアップします。メモに期限が記載されている場合は、後で受信者に確認してください。
ヒント
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メモが箇条書き、段落の間隔などに関する会社のガイドラインに従っていることを確認してください。
警告
メモを送信するためにEメールを使用している場合は、「送信」キーを押す前にもう一度確認してください。だれがEメールで専有情報または機密情報を受け取るのかについては注意が必要です。
