変更が必要であっても、通常、変更はクライアントまたは従業員に有利ではないため、ポリシー変更通知は書くのが困難です。否定的なニュースを伝える手紙のような政策変更手紙は、慎重な準備と考慮を必要とします。あなたが注意深く手紙を書くならば、それは変化の論理的根拠を説明することができて、それでも顧客または従業員の親善を保つことができます。
会社のレターヘッドを使用してください。このレターはポリシー変更の法的通知であるため、正式で正式なものになります。
完全な日付を入力してください。行スペースをスキップします。
受信者の名前、組織、および住所を入力します。この手紙がすべての従業員またはすべての顧客への大量メール送信の場合は、名前と住所を省略するか、ワープロプログラムの差し込み印刷機能を使用して、各手紙の名前と住所を自動的に挿入します。別の行スペースをスキップします。
「親愛なる氏/氏（名前）」に続けてコロンを入力します。これがマスレターの場合は、代わりに "Dear Valued Customer"や "Dear Employee"などの一般的な挨拶文を使用してください。別の行スペースをスキップします。
政策変更につながった問題を説明することによって手紙を始めてください。受信者を納得させるのに役立つ事実または統計を使用してください。常に問題を最初に否定的なメッセージで議論する - 受信者が問題を理解している場合、彼女はあなたの解決策を受け入れる可能性が高くなります。
具体的で明確な言葉で方針の変更を説明する。新しいポリシーが有効になる時期、ポリシーに従わないことの影響、および従業員またはクライアントが変更を実行するために必要となる詳細を説明します。
クライアントまたは従業員に彼女の時間と協力を感謝します。ポリシーについて質問がある場合は、連絡先を記入してください。
「心から」と入力し、3行のスペースをスキップします。氏名と役職を入力します。入力した名前の上に自分の名前を署名します。
あなたの記録のための手紙のコピーを作成し、あなたの法務部のための別のコピーを提供してください。元の手紙を郵送してください。ポリシーの変更が重要であるか、法律の変更によるものである場合は、各受信者がいつ手紙を受け取ったのかを記録できるように、証明メールで手紙を送ってください。
ヒント
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手紙を短く丁寧にしてください。政策変更に意図しない抜け穴を生じさせる可能性のある否定的なニュースを過度に説明しないでください。
