理事会は、経営陣が組織のすべての関連情報を簡潔でわかりやすい形式で報告することを要求します。組織の財務上の健全性について報告し、自分の計画を理事会と共有する必要があります。
必要な書類をすべて用意し、各役員にコピーを提出してください。最低でも、あなたは取締役会に財務諸表と発生した異常なことを記した管理報告書を提出するべきです。財務諸表は1ページを超えてはいけません。
前回の理事会会議の議事録を見直す。前回の理事会から決議を待っている事項があれば、現時点でそれらに対処してください。それ以外の場合は、前回の会議からの議事録のレビューにほとんど時間をかけないでください。
最後に理事会に会った時、または最後に理事会に報告した時以降に組織内で何が起こったのかの概要を説明します。正常に動作している組織の側面に不要な時間を費やさないでください。あなたは、決して例外的ではない組織の運営に1つか2つの文章を使うべきです。
計画したことと実際に起こったことを比較してください。資産または新規資産の取得、関連する新規採用または退職を含む従業員の問題、および新規プログラム、サービスまたは製品について言及してください。否定的な結果を除外しないでください。
財務諸表を配布して見直します。あなたの組織の全体的な損益を理事会メンバーに指摘します。予測から大きく逸脱している場合は、簡潔に説明してください。
予測される成長、収益、新規プロジェクト、および従業員育成の概要など、組織の将来に関する計画の概要を説明します。
質疑応答セッションを通して理事会のコメントを求める。彼らが組織の成長の見込みを理解しているか、そして彼らの勧告が何であるかについて理事会メンバーに尋ねる。この時点で、可能であれば、次回の理事会会議の日程も設定する必要があります。
