契約書を作成するには、公的機関が求めている仕事や民間企業が要求するコンサルティングプロジェクトに自分の会社が最も適している理由を説明する説得力のあるナラティブを作成する必要があります。公共部門での提案は最も作成が難しく、また作成には最も時間がかかることが多いため、政府が優勝する契約案を作成する方法を知っていれば、民間部門での提案を書くのは簡単ではありません。
契約書の書き方
任意のオンライン求人掲示板でプロポーザル作成者のヘルプ募集リストを確認すると、優勝したプロポーザルを作成するために使用するスキルセットは非常に貴重なものです。しかし、優勝した契約案を書くことができるということは、単なる優れたライティングスキルと英語の指揮以上のことを必要とします。きちんと書かれた契約提案はチームの努力と会社のサービスまたは製品、契約と買収プロセスと価格設定の明確な理解を必要とします。契約案をまとめると、計画、戦略、および調査に数週間から数ヶ月かかることがあります。契約書の作成は一人の仕事ではありません。多くの組織では、会社の事業開発部門の拡張として「キャプチャーチーム」を設置しています。
企業が契約提案を使用する場合
政府機関にサービスや製品を提供する多くの企業は、公共部門で事業を獲得する手段として契約提案を使用しています。民間部門での契約提案の用途はありますが、民間部門の作業の提案は、政府の契約担当者や買収担当官のために書かれた提案よりも複雑で構造化されていないことがよくあります。あなたの組織のために契約提案を書くつもりならば、政府勧誘のユニークな構造と公的機関とのビジネスをすることの要件のためにそれは政府重視の提案についてもっと学ぶのが得策です。たとえば、連邦政府のために勝利する契約案を作成する方法を知っている場合、民間部門であなたの組織のビジネスに勝利するものを書くことは比較して簡単になります。
取得プロセス
米国一般サービス局は、連邦取得規則（FAR）を公表しています。 FARはあなたがこれまで連邦政府の取得プロセスと規則について知りたいと思っていたすべてを含む2,000以上のページブックです。 Amazonはこの本とCliffs-Notes風のバージョンも持っているが、政府サイトからそれをダウンロードすることができ、更新されたすべての改訂と修正を得ていることを知ることができる。 FARに慣れると、契約書の作成に関してあなたが抱えている多くの質問に答えます。最低でも、政府が製品やサービスの要求に対してそのような詳細な対応を必要とする方法とその理由についての理解を深めることができます。
政府の取得プロセスは、しばしば勧誘から始まります。勧誘は、サービスまたは製品を要求している機関に関する情報を含む、一般に公開されている文書です。勧誘には、サービスまたは製品の種類、および政府がそのサービスまたは製品をどのように提供したいかについての詳細が含まれています。それはまた仕入先 - 代理店関係の管理の諸条件を定めています。政府の勧誘では、あなたは「請負業者」または「ベンダー」と呼ばれます。場合によっては、政府は勧誘の公表に先立って情報要請（RFI）を発行します。 RFIの目的は、政府が望むサービスまたは製品を提供できる企業の種類を特定することです。 RFIに対応するにはある程度の作業が必要ですが、政府の勧誘に対応するために必要な作業はほとんどありません。
勧誘には、いくつかの種類があります。提案依頼書（RFP）、見積依頼書（RFQ）、および入札案内（ITB）です。これらの勧誘タイプの間のニュアンスは、あなたがあなたの契約提案をどのように構成するかを決定します。 RFPでは通常、政府がRFPで説明した問題を解決する能力を示すために、あなたの会社のアイデアやアプローチを非常に詳細で説得力のある方法で提示する必要があります。
たとえば、ある政府機関が政府指導者のためのエグゼクティブコーチングおよびリーダーシップ育成サービスの必要性を記載したRFPを発表するとき、あなたの契約提案はあなたの会社のエグゼクティブコーチングサービスを記述するべきです。あなたのコーチとコンサルタントの専門知識と資格。あなたのコーチがコーチングセッションに頼る理論とあなたが政府の幹部がコーチングの関与を最大限に引き出すためにあなたが使うプロセス。また、あなたはあなたの会社の品質保証ステップについての詳細を提供しなければならないだけでなく、あなたが定期的な報告、記録の保存と資源の配分を通してコーチングエンゲージメントを管理することをどのように提案するか。
誰がビジネスで契約の提案を書きますか？
ペンを紙に貼り付ける前、またはコンピュータの前に座る前に、キャプチャチームを組み立ててください。一般的に言って、契約書を作成するのは1人だけではありません。提案書の作成はチームの努力です。それは捕獲チームの多くの人々の才能と専門知識を含む共同事業です。捕獲チームの各人がプロポーザルの執筆に役割を果たします。上の例を使用して、あなたの会社が既にエグゼクティブコーチングサービスを提供するビジネスにあるならば、捕獲チームに付加価値を与える可能性が高い人々はエグゼクティブコーチングプロジェクトマネージャー、契約管理者、プロポーザルライター、会計士またはビジネスオフィサーです。社長大統領がそのプロセスを監督し、それが政府に提出されたときに契約案に署名します。社長またはその指名先は、拘束力のある文書を発行する権限を持っているため、提案書の作成および提出段階に関与します。
プロポーザル作成プロセス全体を通して、キャプチャチームは定期的に会議を開く必要があります。これらの会議中に、あなたは戦略、アプローチ、新しいIntelと進歩について話し合います。キャプチャチームのリーダーは、契約提案をまとめる際にロジスティクスを担当する事業開発の専門家である可能性があります。あるいは、リーダーは、会社の社長がリーダーとして任命する人、または単にチームをリードする責任を負うより経験豊富な人であるかもしれません。キャプチャーチームと定期的にミーティングを開くことで、契約提案が順調に進み、最終提案の提出期限を確実に守ることができます。提案について多数のレビュー、批評、および議論があるでしょう - それは小さな契約のためでさえ、途方もない努力です。
契約提案を獲得する方法
あなたの目標は、契約のプロポーザルを獲得するのではなく、契約のアワードを獲得することです。しかし重要なのは、セマンティクスではなく、提案内容の内容と説得力のある性質です。勝利を得た契約書を作成するための最初のステップは、勧誘を発行した機関を調査することです。政府機関についての情報を提供する会社もあります。しかし、あなたの捕獲チームのすべてのメンバーは彼らが政府機関について持っているどんな情報でも貢献するべきです。たとえば、以前のエグゼクティブコーチング業務からの機関の戦略的方向性についての情報がプロジェクトマネージャにある場合は、その機関とのコーチング業務の結果を説明するのに役立ちます。あるいは、あなたのビジネスオフィサーが要求している機関への議会の予算配分を見直したならば、それはあなたの契約提案に伴う価格設定を決定するのに役立ちます。
勝利する契約案を作成するには、政府の勧誘に対応するための体系的かつ体系的なアプローチが必要です。まず、あなたの研究をしてください。あなたが機関に精通していない場合は、その使命、ビジョンおよびコア原則を理解するためにそのウェブサイトを研究してください。それらのことをあなたの提案に取り入れてください。もしあなたの会社の使命、ビジョン、そして核となる原則と一致しているなら、それらはすべてもっと良いものです。これらの類似点を引き出すことで、政府の提案審査チームはあなたの会社との整合性を見ます。それは、機関とのような心のような関係を確立するための重要な戦略的アプローチです。
あなたが政府機関が何を望んでいるのかを理解し、勧誘に対応するのに必要な時間と努力を調整するために勧誘を研究する。過去の実績や分野での経験がまったくない大規模プロジェクトの提案を提出する場合は、この勧誘を受け渡すか、サービス分野の能力を完全に説明する非常に説得力のある提案を作成する必要があります。政府機関が要求します。競争についてもあなたの研究をしてください。連邦政府機関は、連邦ビジネス機会Webサイト - FedBizOpps（略称：fbo.gov）に勧誘を掲載することを要求されています。勧誘投稿の利害関係のあるベンダータブの下に、潜在的な請負業者とベンダーのリストがあります。そのタブの下にリストされているすべての会社は契約提案を提出できないかもしれません。しかし、それは誰があなたの競争相手であるかを理解するための良いスタートです。
契約提案書のサンプルレター
優勝契約の提案を提出する際の重要なステップの1つは、提案の構成要素を注文することです。多くのビジネスレポートでは、エグゼクティブサマリーはレポートの「内容」が確定した後にのみ作成されます。それと同じ慣行は、契約提案書を作成するための賢明な習慣です。契約提案書をエグゼクティブサマリーと考えてください。すべての契約提案書に使用する明細書草案を作成します。ただし、契約提案書を作成する際の最後のステップのために詳細を保存します。
政府に対するほとんどの契約提案は電子的に伝達されます。したがって、契約提案書の見本は、「ABCの技術的なアプローチ、価格設定、および要員の再開を含むRFP#0000に添付の回答を送信することをお勧めします。送信。"領収書の確認を希望するのは、期限までに提案を提出したことを証明するためです。そうは言っても、勝ち負けの契約案の紹介は送付のEメールよりもむしろ提案書のようなものです。契約案の最初のセクションには、あなたの会社、あなたの会社が提供するサービス、およびあなたが適格な請負業者または仕入先である理由を簡単に説明することに関する背景情報を含めるべきです。これは契約提案書として役立つ紹介のサンプルです。
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