オンラインポリシー&手順書の作成方法

ポリシーと手順のマニュアルをオンラインで入手することで、最近の更新を心配することなく、いつでも従業員がポリシーと手順を表示できます。コンパイは、さまざまな部署で必要に応じて複数の紙のコピーを印刷することを避けます。最初のステップはポリシーと手順のマニュアルを書くことです、そして次はGoogle Docs、メンバーがドキュメントをアップロードして他の人とそれらを共有することを可能にするウェブベースのインターフェースで無料アカウントを作成することです。それから文書をアップロードして、その文書を閲覧できるユーザーの許可レベルを設定します。

あなたが必要とするアイテム

PCにインストールされているワープロソフト
インターネット接続
電子メールアドレス

ワープロソフトウェアアプリケーションで新しい文書を開きます。方針および手順書にどのような内容を含める必要があるかを簡単に概説する。マニュアルを部門別に分類してから、各部門のタスク別に分類できます。各部門を担当する主要なスタッフの連絡先情報を必ず含めてください。文書をフォーマットして校正します。作業を保存してください。

インターネットにログオンしてgoogle.docs.comにアクセスしてください。指定された勤務先電子メールアドレスを使用して、文字と数字を含むパスワードを使用してアカウントを作成します。新しいアカウントに関する情報が記載されたGoogleからの確認メールを確認し、メール内の確認リンクをクリックしてアカウントプロセスを完了します。

新しく作成したアカウントに再度サインインします。左側のメニュー選択の近くにある「Upload document」をクリックしてください。 2つのセクションがある新しいウィンドウが表示されます。左側のバーには、デスクトップの設定方法に応じて、デスクトップまたはハードドライブ上のファイルが表示されます。ウィンドウ上部の矢印アイコンを使用して、ポリシーおよび手順書を保存した場所に移動します。ポリシーと手順のマニュアルファイルをクリックして、ファイル名ボックスに表示させます。開くをクリックします。アップロードが完了すると、Googleドキュメントにステータスバーが表示されます。

ドキュメントの管理に戻るをクリックします。新しくアップロードされたポリシーと手順のマニュアルの横にある空のチェックボックスをクリックします。

マニュアルの上にあるツールバーの「ドキュメントの共有」をクリックしてください。これにより、別の小さなボックスが開き、ドキュメントを表示または編集する権限を与えたい人のEメールアドレスを入力できます。上司から別の指示がない限り、今すぐ「表示」を選択してください。「招待」をクリックすると、リストに載っている人に新しい文書があることを知らせる新しい電子メールが送信されます。これで完全なオンラインポリシーと手順書が手に入りました。

ヒント

あなたは許可と通知レベルで遊ぶことによって設定をカスタマイズすることができます。必要に応じて、Googleドキュメントでは、ドキュメントに変更が加えられるたびに、招待した人に通知することができます。これにより、同僚は最新バージョンが表示されていることを知ることができます。あるいは、Google Docsでは、メインページからリンクしてあなたのドキュメントを永続的なWebリンクとして共有することで、より多くの人に配布するのが簡単になり、毎日アクセス許可レベルを更新する必要がなくなります。