季節性、24時間サービスへの期待、そして絶えず変化する環境への適応能力により、効率的なホテル運営には組織的なワークフローが不可欠です。仕事の活動は時々滑らかな順序で流れますが、忙しい時間の間にこれらの同じ活動は重複することがあります。これにより、効率的なコミュニケーションシステムが、組織的なホテルのワークフローに組み込まれるルール、ルート、および役割の重要な部分になります。
ワークフローを計画する
各部門または領域を識別し、矢印と数字を接続してワークフローの方向を識別するためのテキストボックスを使用してタスクの順序を示す垂直ワークフロー図を作成します。小規模なホテルの場合、これらには顧客、フロントデスク、ハウスキーピング部門が含まれます。たとえば、この図では、部屋の予約を各コンポーネントステップに分割します。ゲストが予約を行い、確認を受け取り、フロントデスクに到着したフロントデスクの従業員がチェックインを処理します。ゲストがチェックアウトすると、フロントデスクがチェックアウトを処理し、ハウスキーピングを通知します。
タスクを分析する
ホテルの職場環境では、タスクと責任が重複しなければならない場合があります。ワークフロー図を参考にして、各シフト中に実行されたタスクを分析して、要員配置のニーズを予測します。たとえば、サードシフトのフロントデスクの従業員は、軽いハウスキーピング業務や、予約データベースの更新や電子メールへの回答などの追加の管理業務を処理できる場合があります。これにより、夜間のハウスキーピングをスケジュールしたり、1人目と2人目のシフトした従業員のために時間を空ける必要がなくなる可能性があります。
従業員のスケジュール
従業員のスケジュールとタスクの期限はどちらも柔軟でなければなりません。たとえば、通常のチェックイン時間が正午である場合、ハウスキーピングはその時間までに部屋を清潔に整えておく必要があります。ただし、忙しい時期にスケジュールを調整したり、臨時従業員を雇ったりする必要があります。フロント係員も同様です。通常、昼間に2人、夜間に1人の予定を立てる場合は、忙しい時間帯に重複した補償を提供するために、勤務スケジュールを調整する必要がある場合があります。
コミュニケーション計画
組織的なホテルのワークフローには、適切なコミュニケーション計画が不可欠です。ワークフロー図を確認し、重要なコミュニケーションポイントを特定します。例としては、交代制変更の会議、電話での手続き、緊急時の清掃、および滞在中に行った付随的な購入を更新するための手順があります。たとえば、ハウスキーピングを担当する従業員は、ゲストが部屋の冷蔵庫から物を取り出すときにフロントに連絡する必要があります。何も見落とされていないことを確認するためにワークフローの変更を伝達するための手順を含めます。これには、通話中の従業員用の双方向無線機や携帯電話などの追加機器の購入も必要になる場合があります。
