あなたの期待に応えられなかった製品やサービスについて消費者の不満がある場合、あなたの懸念が真剣に受け止められることを確実にするための最良の方法の一つは苦情の手紙を書くことです。苦情通知書を作成する最善の方法を決定するのは難しいかもしれませんが、取ることができるいくつかの異なる戦略があります。
手紙への対処
苦情の手紙を特定の人に宛てることで、あなたの手紙が無視される可能性や「ひび割れに陥る」可能性が低くなります。あなたの苦情に対応する権限を与えられた特定の人に宛てて手紙を送ることによってあなたの手紙を始めてください。その人の肩書きを含めるのを忘れないでください。通常、企業のWebサイトには、誰から、どこで顧客の苦情を送信するかに関する情報があります。あなたの手紙を書く前にあなたがそれを適切な人に送ることを確かめるためにいくつかの調査をしなさい。
ポイントになる
最初の段落の前に、解決しようとしている問題を参照する短い見出しから始めます。たとえば、苦情が航空会社のフライトに関するものである場合は、旅行日、ルート、フライト番号を含めます。見出しの後、最初の段落で苦情を要約する必要があります。あなたの最初の段落の最初の文ですぐに要点にたどり着き、会社の商品やサービスに関連する特定の苦情の概要を説明してください。簡潔で敬意を払いながら、できるだけ多くの詳細を含めます。
ポジティブに始める
苦情を申し立てるもう1つの方法は、苦情を申し立てる前に、最初の段落を使用して会社の製品またはサービスについて前向きなことを言うことです。このアプローチは読者をより敵対的でない立場に置きます、それは彼があなたの苦情に取り組むためにあなたとより積極的に働くように導くかもしれません。最初の文を過去に会社で経験したことの良い経験から始めて、会社の良い点をいくつか強調してから、2番目の文または段落で苦情の性質を概説します。
一般的なヒント
USA.govは、メールで送られるハードコピーの手紙が会社に連絡するための最も効果的な方法であることに注意しながら、効果的な苦情の手紙を書く方法に関するヒントを提供します。また、直接の非対立的なトーンを使用すると、より良い結果が得られるでしょう。怒っている、脅迫している、または皮肉な手紙は、穏やかで合理的な手紙よりも効果的ではないかもしれません。さらに、問題をどのように解決したいのかを明確に述べる必要があります。最後に、あなたが取るすべてのステップとあなたが書くそれぞれの手紙を文書化し、そしてコピーを保管してください。
