あなたが顧客にサービスを提供しなくなったことを顧客に知らせる方法は、あなたのビジネスの評判を高めたり壊したりする可能性があります。顧客はあなたとあなたの会社の意見をインターネット上で簡単に表現することができるので、たとえ彼が常に失礼または過酷であったとしても、あなたは失礼することなくあなたのメッセージを伝えなければなりません。顧客に手紙を書くことはあなたが何を言うべきかについて考える時間を与え、それが顧客を恥ずかしい公共の場面から救うのでニュースを打破するための最良の方法です。
顧客への手紙に宛てて、今日の日付の時点であなたの会社はもはや彼に仕えることができないであろうことを書きなさい。顧客がこの決定は最終的なものであり、交渉、議論、または訴訟の余地がないことを理解できるように、簡単で明確な、しっかりした言葉を使用してください。
あなたがこの決定をした理由に対処するには、状況の中でマイナスではなくプラスに焦点を当ててください。詳細に入るのではなく、一般的な理由を使用してください。たとえば、顧客があなたの従業員に対して口頭で虐待しているために顧客を手放す場合、彼が失礼であるとは書かないでください。代わりに、あなたの会社は彼のニーズを満たすことができず、彼は他の会社によってよりよく奉仕されるであろうと言います。実際には、顧客の「ニーズ」は彼の一貫して強引な態度を伴いますが、あなたは彼にあなたが彼の最善の利益を念頭に置いてこの決定をしたと考えさせます。
代わりに、より具体的なビジネス上の理由を使用してください。たとえば、顧客基盤が急速に成長しているためにすべての顧客に質の高いサービスを提供できなくなっているため、一部の顧客を手放す必要があるとクライアントに伝えることができます。あなたがあなたの時間の多くを占めている過酷なクライアントを手放す必要があるならば、あなたは彼の期待に応えるために彼の時間ニーズを満たすことができないと言います。
いくつかのガイダンスを提供するか、少なくとも願い事を述べてください。あなたは、例えば、あなたの顧客に同様のサービスを提供する他の地元企業への紹介を顧客に与えることができます。あなたの中小企業が需要に追いつくことができないのであなたが顧客を切っているならば、これは特にうまくいきます。あなたが彼らが代わりを見つけるのを手伝っても構わないと思っているならば、顧客はより理解するでしょう。あなたが彼の貧しい態度のために顧客を手放すことを許しているなら、しかしながら、彼らがまた彼に対処する必要があるべきではないので競合他社に彼を紹介しないでください。このような場合は、単に「私はあなたに最高の願いを」と言ってあなたの手紙を閉じてください。
