RFPに返信する方法

企業が契約を結ぶように働くとき、彼らは仕事をすることができる資格のある個人、会社および請負業者にRequest for Proposal（RFP）をしばしば出すでしょう。あなたが仕事を許可されるかどうかは、RFPを発行した会社の連絡先によって大きく異なりますが、要求への返信方法によっても異なります。 RFPに応えてプロポーザルを送信することは、興味を表明するためにEメールの返信を送信することよりもはるかに形式的であり、専門的な方法で行う必要があります。興味のあるプロジェクトについてRFPを受け取った場合は、次の手順に従って正しく返信してください。

RFPを読み、会社が何を望んでいるのかを明確に理解してください。ポイントが不明で明確になっている必要がある場合は、会社の連絡先に電話で連絡してください。その個人へのインタビューは、要求を誤って解釈するような回答を送信するよりもはるかに専門的です。それはまたあなたに個人的な紹介を提供するという利点を持っています、それは会社があなたの提案をレビューする時が来たときに役立ちます。

あなたの回答のためにアウトラインを作成してください。あなたが受け取ったRFPはおそらく、会社が望むものを関連付けるための特定のフォーマットに従っていました。アウトラインを作成するためのガイドとしてそれを使用してください。すべてのセクションヘッダーの箇条書きリストを作成することから始めます。それぞれについて、答えるべき質問と取り組むべき問題のリストを作ります。あなたの提案を起草するプロセスを通してあなたを導くためにこの種の概要を持つことはあなたが明確で簡潔な方法でRFPに返答することをより簡単にするでしょう。

プロポーザルをドラフトするためにチームを編成します。あなたの組織の中にはプロポーザルが取り組む分野の専門知識を持っている人もいれば、文書を作成するための特別な才能を持っている人もいます。小さなチームを編成して、要求された提案の詳細を見つけて詳細にまとめます。

提案を書いてください。内容はRFPごとに異なりますが、留意すべきガイドラインがいくつかあります。 RFPが提起したすべての質問を識別して答え、会社が抱えているあらゆる懸念に対処します。あなたが提供できる重要なアイテムを識別することによって付加価値のあるアプローチをとることを恐れないでください。また、プロジェクトの一環として提供する具体的な成果物を特定し、提案されたプロジェクトのすべての側面についてのスケジュール設定と価格設定の内訳とともに、RFPの要件を明確に理解する必要があります。

あなたの提案と一緒に提出される追加の項目をドラフトします。提案が言うすべての短い概要を与える簡単なエグゼクティブサマリーを書くことから始めてください。あなたの会社の焦点と専門知識を説明する1ページの文書も書くべきです。あなたが会社ではなく個人であれば、これを個人的な経歴で置き換えることができます。 RFPをどのように受けてプロジェクトに興味があるかを説明し、同封の提案が検討のために提出されていることを説明するための簡単なカバーレターを書くことによって終了します。カバーレターとプロポーザルの両方に完全な連絡先情報を含めます。

RFPを発行した会社に資料を送信してください。 RFPはおそらく、資料が返却される日付を特定しました。この日付以前にすべての資料を提出してください。この問題についての追加情報を提供できるかどうかを尋ねるために、この日付の1週間後に会社にフォローアップすることもお勧めです。