ビジネスレターは将来のインタラクションのトーンを設定します。見込み客がビジネスレターを受け取ると、すぐに作家とその組織の印象を受けます。手紙があまりにもカジュアルであるならば、作家は不誠実または非専門的に見えるかもしれません。あまりにも正式な文章は読者を脅迫したり疎外させることがあります。よく整理され、よく書かれた手紙は、前向きな印象を与えます。
よく整理された
各ビジネスレターは、特定の目的またはタスクに対処します。情報の要求、問い合わせへの応答、または提案の提出などが考えられます。最初の段落は手紙の目的を述べています。それはジャーナリストの質問に答えます：誰、何、いつ、どこでそしてなぜ。残りの段落は、資格、属性、機能など、さまざまな点でこの目的をサポートしています。最後の段落でこの目的をもう一度説明し、作家の期待を明確に概説します。作家は適切な遷移フレーズを使用して、文字のすべての部分が円滑に流れるようにします。
明確で簡潔
適切なビジネスレターは、すべての関連情報を明確かつ簡潔に提供します。作家は適切な口調と言葉を使う。彼は語彙をシンプルに保ち、読者を感動させるために技術的または抽象的言語の使用を避けます。彼は文章の長さを変えて、過度の詳細を伴う長くて煩雑な文章から切り離します。しかし、彼は自分自身を短くてぎくしゃくした文章に限定しません。可能な限り、彼は受動的な声の代わりに能動的な声を使います。
うまく構成された
各ビジネスレターは、会社のフォーマットとフォントの要件に従います。ブロック形式では、段落の間に二重のスペースがある場合を除いて、文字全体が左寄せされ、シングルスペースで表示されます。変更されたブロックフォーマットはブロックスタイルに従いますが、日付と終値を中央に配置します。ほとんどのビジネスレターには、日付、住所、挨拶文、件名、無料の締め切り、署名、および同封物が含まれています。文字が平均より短いか長い場合、作家は垂直方向の間隔に必要な調整を行います。
エラーなし
手紙を送る前に、作家は最初の草稿を声に出して読みます。これは、不快または不自然に聞こえる言語をチェックするための優れた方法です。彼はすべての綴り、文法、句読点をチェックするために辞書と文章のスタイルブックを使います。代わりに、彼は彼のワープロプログラムのスペルと文法チェック機能を使うかもしれません。彼は受取人の名前、役職、住所を二重にチェックします。
