事業は、州法に従って、通常は事業の所在地を知りたい国務長官の事務所に結成文書を提出することによって法人化します。この憲法文書は、ほとんどの州で定款と呼ばれていますが、異なる用語を使用した歴史を持つ特定の州では、定款または憲章としても知られています。州の事務所が書類を受理し、州の印鑑または切手を書類に貼付した時点で、その事業は法人化されたと見なされ、州内で活動する権限が与えられます。州の定款に記されているのは公式の定款であり、州がその出願を受け入れ、会社が認められた団体として誕生した正確な日付を示しています。州は、申請書の記録を保持し、要求に応じて公認コピーと証明書を提供して、企業が州に登録されており、良好な状態にあることを公衆に保証します。
ファイリングレシート
州に定款を提出すると、事業は郵送で領収書を受け取ります。事務処理が提出された時点で商取引が物品の認証コピーを注文（および代金の支払い）しない限り、領収書は、提出が受理されたことを確認するために州から返却される唯一の品目となります。この領収書は、企業の企業記録と一緒に保管する必要があります。多くの場合、原本の受領書を定款の非証明書と一緒にブランド化することで定款の十分な証明となり、企業が公式文書を提出する必要があるたびに証明書のコピーを支払う必要がなくなります。 。
定款の写し
定款は公文書です。すべての州が出願の画像データベースを維持しており、ほとんどの州はこのデータベースをインターネット上で利用可能にしています。一般のメンバーなら誰でもデータベースにアクセスでき、機能が利用可能であれば、州に提出された定款のコピーをダウンロードすることができます（それ以外の場合は、コピーを注文するために州事務所に電話することができます）。
このダウンロードには、州マークと、会社が登録された日付を示すカバーシートがありますが、それはコピーになります。このバージョンは、ファイリングレシートと合わせて、銀行口座を開設するのに十分な法人設立の証明と見なされる可能性がありますが、ローン申請のデューデリジェンス要件を満たすのに十分ではない可能性があります。最善の解決策は、企業記録帳に定款の少なくとも1部の公認コピーを含めることです。
証明されたコピーの請求は、追加料金の支払いを伴う出願時に容易になされ、そしてファイリングレシートの返却およびオリジナルの州切手または公印の付いた物品のコピーをもたらす。書面による請求を行い、料金を支払うことにより、提出後いつでも記事の認証コピーを入手することができます。
定款の証明書
いくつかの州（ミズーリ州、ニューメキシコ州、ジョージア州など）は、企業がその定款を提出した後に「定款」と呼ぶものを発行しています。場合によっては、証明書を作成するための申請時に評価される手数料があります。これらの州では、法人設立証明書が要求された場合、最初の法人設立証明書が唯一の許容できる証明書です。企業が記事の刻印または認証されたコピーを持っているが証明書を持っていない場合、その企業はおそらく問題に遭遇するでしょう。企業は、料金の支払い時に、重複証明書を求める州への請求を行うことができます。
グッドスタンディングの証明書
記事の認証されたコピーの代わりになることができるもう1つの受け入れ可能な法人証明は、優良証明書です。これは、特定の日付の時点で事業が州に登録されており、すべての必要な州の申告について現在有効で最新のものであることを検証する州によって発行された文書です。この証明書も封印されています。通常、手数料の支払い時に、いつでも州から注文できます。
営業する
州は法人化を管理し、法人がいつ州に登録したか、および現在事業を行うことが承認されているかどうかを明確に確立できる唯一の団体です。ただし、定款は、会社を支配しているのは誰か、計画どおりに運営されているのかについての最新の情報で更新する必要はありません。多くの場合、法人設立証明が要求されると、所有の証明、操作の証明、住所の証明、または許可された署名者の証明の提供を含むように意味が拡張されます。
したがって、認証された記事または優良証明書は技術的に法人設立の証明となる一方で、企業はその細則の写し、理事会会議録、特定の措置を取る権限を付与する企業決議または公共料金請求書を提出するよう求められる住所を確立するか、または州内で事業を行う権限および意図を確認するその他の事項を確立する。
