あなたが中小企業であろうと大企業であろうと、ビジネスの過程で作成された文書を適切に保存し管理することは重要です。これらには、デジタルファイルや納税申告から契約書やプロジェクト報告書まで、あらゆるものが含まれます。それが、文書と記録の管理が行われる場所です。その主な目標は、記録された情報を処理し、一般的な作業プロセスを改善し、そしてデータのより速い検索を提供することです。レコード管理システムにはいくつかの種類があり、それぞれに特有の特徴があります。
記録管理システムとは
事業の領収書や請求書の紛失、書類の間違い、ファイルの破損は、事業主の間で共通の苦情です。 2005年から2018年の間に、データ侵害の結果として2200万件を超えるレコードが米国で公開されました。さらに、従業員は自分の会社の活動に関連する情報を探すために半分の時間を費やしています。 26％以上が、自社の組織内のデータ管理はやや混沌としていると言っています。
大小の企業は、一定期間その記録を保存する必要があります。たとえば、銀行およびクレジットカードの明細書は少なくとも7年間安全な場所に保管する必要があります。納税申告書についても同様です。投資口座明細書、小切手の小切手、および支払明細書は最低1年間保管しなければなりません。
これらの文書が紛失または破損した場合はどうなりますか？ハッキングされたことを認識するためにコンピュータの電源を入れたとします。あなたのオフィスビルが燃えているならば、あなたのすべてのファイルは永久に失われるかもしれません。もちろん、あなたはいつでもコピーを別の場所に保管することができますが、これはより多くのスペースとより高いコストを必要とするでしょう。
レコード管理システムはRMSシステムとも呼ばれ、すべてを非常に簡単にすることができます。この種のソフトウェアを使用すると、取引、支払い、その他の業務の証拠として、公式の記録を保存、検索、および使用できます。最新の文書および記録管理プログラムには、検索ツール、スキャン機能、保存および分類ツール、コンプライアンス追跡機能などの高度な機能があります。
レコード管理は、必要なときにいつでもファイルをすぐに利用できるようにするだけでなく、組織内のワークフローと生産性を向上させることもできます。従業員はデータをすばやく検索し、情報を処理し、各一連のレコードの所有者を識別し、余分なデータを排除することができます。
クラウドベースのレコード管理ソフトウェア
クラウドベースのレコード管理システムでは、すべての文書を1か所にまとめています。このデジタルストレージソリューションは、組織内のファイルのウェアハウスとして機能し、いつでもどこでもそれらにアクセスできるようにします。これは、遠隔地にチームがある企業や、複数の場所にオフィスがある企業にとって特に便利です。
このタイプのRMSソフトウェアは、ファイルを安全に保ち、定期的なバックアップを実行するための追加プログラムの必要性を排除します。さらに、ユーザーは特定のファイルを他のチームメンバーに割り当て、電子メールを送受信するのではなくリアルタイムで通知を送信できます。データはホストのサーバーに保存されているため、サイバー攻撃に対して脆弱ではありません。
エンタープライズレコード管理ソフトウェア
大規模な組織は通常、エンタープライズレコード管理ソフトウェアを選択します。これらのプログラムは高度な機能を備えており、大量のデータを保管、編成、および処理することができます。エンタープライズRMSシステムを使用すると、物理レコードとデジタルレコードの管理、各ファイルのステータスと場所の追跡、および従来のシステムから最新のソフトウェアへのデータの転送が簡単になります。
最良の結果を得るには、安全なユーザーアクセス制御、リアルタイムのデータインデックス作成、および廃棄管理メカニズムを備えたプログラムを選択してください。信頼性の高いエンタープライズRMSシステムを使用すると、レコードを保留にしたり、全文検索を実行したり、あらゆるソースからあらゆる形式の物理レコードやデジタルレコードをインポートしたりできます。これらの機能はあなたの業務を合理化し、より良い意思決定につながります。
この種のレコード管理ソフトウェアは、さらにいくつかのカテゴリに分類できます。コンテンツ管理システム、文書管理システム、およびデジタル画像システムは、言及すべきほんのわずかです。どちらを選択するかは、会社のニーズと予算によって異なります。
