入札拒否書簡を書くことは一般的であるが、ビジネスを運営する上で嫌われる部分です。入札拒絶通知書は、会社が出した入札が受け入れられなかったことを他の会社に知らせるために会社によって書かれる。このタイプの手紙を書くとき、あなたのメッセージは丁寧で直接的であるべきであることを覚えておいてください。それは入札が拒否された理由を説明するべきであり、またこの会社からの将来の入札が喜んで考慮されることを伝えるべきです。
手紙の見出しを準備します。入札が拒否された会社の日付、会社名、連絡担当者名、住所を記入してください。
手紙に適切かつ丁寧に対処する。手紙には「親愛なる」という言葉を使用してアドレスを入力し、連絡先の名前を次にリストします。
会社にオファーを感謝することによって手紙を始めてください。入札拒否書は丁寧でなければならず、具体的には入札を申し出た会社に感謝しなければなりません。入札の日付と仕事を含めることもできます。該当する場合は、入札の特定の詳細に感銘を受けたことを示す文を含め、それらが何であるかをリストします。
会社の申し出を拒否する。この会社によって行われた入札が承認されていないこと、および他の会社からの入札が承認されていることを丁寧に述べます。
拒絶の理由を述べる。入札が却下されたことを述べた後、この決定が行われた理由の詳細について、会社に理由を1つまたは2つ挙げてください。それは価格または低品質の商品、あるいはこの特定の会社が十分に確立されていないことが原因である可能性があります。これにより、入札会社は問題を認識し、将来のビジネス上の決定においてそれを修正する機会を得ることができます。
将来また入札するよう会社に勧めます。将来の機会のためにドアを開けたままにして、手紙を閉じます。これにより、入札会社は、将来の入札が歓迎されること、そして将来の入札が検討され、おそらく受け入れられる可能性が常にあることを知ることができます。
手紙に署名します。手紙を閉じるときは「誠意をこめて」という言葉を使い、あなたの名前に署名してください。名刺をレターに同封し、さらに入札会社が将来のプロジェクトに入札することを奨励します。
