コミュニケーションプロジェクト計画の書き方

あなたの会社や組織がコミュニケーションするための重要な情報を持っていて、あなたの通常のチャンネルが不十分であるとき、内容と状況に合わせてカスタマイズされた戦術的コミュニケーションプロジェクトを計画してください。カスタムプランから恩恵を受けるアナウンスは通常、経営幹部のリーダーシップの変化、プランとレイオフの採用、従業員の福利厚生の変更、会社の施設の移転など、重要な一時的で日常的ではないイベントです。彼らはしばしば外部と内部の観客を巻き込みます。戦術的なコミュニケーションプロジェクト計画を立てることはあなたが重要な質問を考慮することを確実にするのを助けます：誰が、誰から、何の意味で、いつ、そして何の目的に向かって聞く必要がある？計画はまた、タスク、説明責任、およびスケジュールを特定します - プロジェクト管理の仕事を円滑にします。

計画を立てる前に明確にして確認してください。プロジェクトの「所有者」（通常はそれを割り当てる人）を識別します。だれがあなたの計画を助言し承認します。そのプロジェクトの所有者と共に： - 発表内容、望ましいタイミング、および機密性の要件の要旨を確認してください。法的要件や会員報告要件など、異常な感度や状況が存在するかどうかを確認します。 - プロジェクトが広報およびコミュニケーション戦略を包括する上で戦術としてどのように適合するかを確認する。 - あなたが必要とするであろうより詳細な情報と入力のための情報源への学位、例えばあなたの会社の人事管理者または執行捜査委員会の委員長。 - あなたのプロジェクトの承認と報告の要件を特定します。あなたがプロジェクトを非公式に管理するか、プロジェクトチームを編成するかに同意します。 - 計画から流出する作業成果物の承認要件を明確にします。たとえば、法務、人事、財務の担当者、または特定の役員によるレビュー。 - 予算への期待や外部機関の利用といった必要な資源のためのパラメータを確立する。

目的と目的を明確にします。目的は、通常は "To …"で始まる目的を達成することです。目的は通常、動詞で始まります。これらは、プロセスまたは望ましい結果として述べられた時点で実行したいものです。そのような観点から、特定の日にあなたの発表をするのが目的です。その目的は、「会社のイメージと価値を確認するような方法で、（トピック）に関するタイムリーで事実に基づく情報に対する利害関係者のニーズと好みを満たすこと」です。その目的は、包括的な広報活動とコミュニケーション戦略に関連しています。

利害関係者とオーディエンスを紹介する。戦略的計画により、コミュニケーションの目標が広範に特定された可能性が非常に高いです。あなたの戦術的なプロジェクトのために、焦点をはっきりさせます。利害関係者は、あなたが伝えようとしている特定の情報に影響され、それによって主要な観客となるグループまたは個人です。知覚を作成、変更、または確認したい他のオーディエンスをリストに追加します。次の列見出しの付いた表またはスプレッドシートを使用して、分析を要約してください。 - オーディエンスセグメント。それぞれに名前を付け、必要なら脚注にそれらの構成要素を含めます。コミュニケーションのニーズがグループ内で異なる場合は、グループを細分化します。例：全従業員、影響を受ける部門の従業員、監督者。「誰がこれについて知る必要があるのか、それを知りたいのか、そしてその理由は？」たとえば、主要顧客、株式所有者、一般の人々、あなたの業界の同僚、政治団体、そして重要なサプライヤを考えてみましょう。ニュースメディアのアウトレットをターゲットセグメントにするのか、それとも一般の公共およびビジネスコミュニティなどのセグメントに到達するためのチャネルとして採用するのかを選択します。 - ニード/メッセージ。意識と理解はすべての視聴者にとっての目的ですが、特別なニーズがある人もいます。従業員は、退職によってどのような影響を受けるのかを知りたがっている場合があります。たとえば、辞任したエグゼクティブリーダーが成功するためのプロセスを協会のメンバーに知らせたい場合があります。理事会メンバー、役員、上司、およびアカウントマネージャは、ニュースだけでなく、あなたがそれを伝達するためのあなたの計画を必要とする人々の中にいます。各セグメントの重要なメッセージを識別します。 - キーコミュニケータ。各セグメントは誰からあなたのニュースを聞きたいと思いますか？各グループとのコミュニケーションの「顔」となるようにスポークスパーソンを特定します。たとえば、ニュースリリースに引用されるか、従業員との会議を主導します。ビジネス界は最高経営責任者からの連絡を期待するかもしれませんが、従業員は上司や主要顧客からアカウントマネージャから知らされることを好むかもしれません。

カスケードシーケンスとチャンネルを計画します。あなたの会社が計画している大きな変化の新聞から最初に学ぶことによって驚いたことがあるならば、あなたは「驚きがない」という原則と驚きが起こらないことを確実にするために情報を重ねることの重要性を理解します。一時作業テーブルまたはスプレッドシートに、情報が最も広く知られるようになった日時（多くの場合、一般的なニュースリリースの時期）からさかのぼって、ターゲットセグメントを知らせる順序でリストします。いくつかの配布は同時であるかもしれませんが、いくつかのセグメントが来るべき通信の事前通知を必要とするかどうか考えてください。例えば、上司は従業員の質問に備えるための時間を必要とし、理事会メンバーは差し迫った新聞記事の通知を歓迎するかもしれません。各セグメントの横の列で、通信が行われるチャネルを識別します。チャネルは、通常はイベントや記述内容を含む情報配信方法です。例： - 執行チーム、理事会メンバー、主要部門長および監督者の場合---電子メールによる事前通知。 - 従業員の場合---電子メールによる通知、部署の会議、ビデオ会議、Webサイトの内容。 - 主要な構成員のために---ファックスと電子メールによる事前通知、ライブプレゼンテーション。 - 一般向け---一般のニュースリリース、記者会見、ウェブサイトの内容の配布。

必要な担保を特定します。担保は、コミュニケーションプロジェクト計画の実行に使用される資料、つまり写真や録音などの文書や視聴覚資料です。それらを次のように分類します。 - 複数のセグメントで使用するための基礎担保。例：ニュースリリース、ファクトシート、Q&A、写真、ウェブサイトのコンテンツ。 - セグメント担保、彼らのニーズや好みに対処し、彼らの好みのスポークスマンの「声」で特定の視聴者に行くコミュニケーション。多くの場合、これらは、上記の基礎担保のコピー、特にニュースリリースを添付したセグメントのKey Communicatorからのメモです。「私たちの会社が今日の午後遅くにそのニュースを発表していることを知らせたいのですが…」これらの担保には、会話のポイント、コンテンツの概要、エグゼクティブチームメンバーやスーパーバイザーなどの主要コミュニケーターのためのAVも含まれます。 - 諮問担保、プロジェクトから参加することが期待されているあなたから他の人へのメモ、コミュニケーション計画とその中での彼らの期待される役割についての評価。ファンデーションおよびセグメント担保の関連コピーを添付してください。テーブルまたはスプレッドシートで、担保ごとに次のことを確認します。名前、キー伝達者、担当者、期日のドラフト、必要な承認、最終期日。

必要なサポートを確認してください。プロジェクトの展開に必要なサポートを特定し、その可用性を確認します。永続的なサポートが存在しない場合は、次のようなサポート項目、供給元、およびコストの特定など、サポートを受ける方法の詳細を表またはスプレッドシートを使用して確認します。 - 担保の作成 - ターゲットセグメントの連絡先情報を含む配布リストの作成 - グループEメールなどの大量送信の機能と責任 - グループ会議、記者会見、その他の関連イベントの手配。

詳細プロジェクトのロールアウトテーブルまたはスプレッドシートを使用して、コミュニケーションの展開を計画している各活動の順番をリストしてタイミングを設定します。誰が何をいつ実行するのか、またそれぞれが使用する担保も確認します。次の列見出しを考慮してください。番号、日付と時刻、アクティビティ、使用する担保、責任者、ステータス、またはメモ。エグゼクティブチームメンバー、スーパーバイザー、サポート担当者など、プロジェクトロールアウトの詳細を、それに参加している他の人に提供するアドバイザリ担保に含めることを計画します。

プロジェクトのフォローアップを計画する以下のようなフォローアップの詳細については、表またはスプレッドシートを使用します。 - 従業員やニュースメディアなどの利害関係者からの発表後の質問 - プロジェクトの実行の成功および主観的な評価

予算を立てる。組織の財務方針と一致する予想コストを特定します。一般的なコミュニケーションサポートのために既存の予算にまだ含まれていないものを特定するだけでよい場合があります。

プロジェクト計画を承認します。実行を開始して改善提案を求める前に、作業をプロジェクトの所有者に承認のために提供してください。プロポーザル文書の前に短いエグゼクティブサマリーを付けます。この概要に従ってください、そして詳細な説明の代わりにあなたのテーブル/スプレッドシートを組み込んでください： - エグゼクティブサマリー - プロジェクトの目的と目的 - 受取人と観客（テーブルまたはスプレッドシート） - コミュニケーションロールアウトの詳細（テーブルまたはスプレッドシート） - 担保（表またはスプレッドシート） - フォローアップ計画 - 必要なサポート - 予算