あなたはさまざまな方法で従業員、顧客、または経営陣に悪い知らせを伝えることができます。否定的なメッセージを直接的かつ直接的に配信することを多くの人が好む。他の人たちは、メッセージを不快感の少ない言葉で表現する、より微妙なアプローチを好む人もいます。いずれにせよ、あなたは最も望ましくないそして歓迎されないニュースを明確で簡潔な方法で伝えなければなりません。
関係を維持する
あなたが中継するために望まれない情報を持っているという理由だけで、あなたが受信側との関係を傷つけなければならないという意味ではありません。従業員を解雇したり、寄付要求を辞退したり、出張払い戻しを却下したりする場合でも、状況は将来変わる可能性があり、決定が元に戻される可能性があります。あなたが彼らの貢献をどのくらい評価したかを従業員に伝えることなど、メモに補足を加えてください。現在あなたの予算では特定の支出が認められていないことを募金者に説明してください。追加は打撃を和らげ、可能性のある将来の関係のためにコミュニケーションの線を広げ続けるでしょう。
ポジティブ言語によるフレームメッセージ
あなたが否定的なメッセージを伝えているとしても、あなたがメモで選ぶ言葉は肯定的な反応を維持するのを助けます。たとえば、提供された情報が受け入れられないと書くのではなく、金銭的要求を処理するための詳細情報を要求することができます。できないことではなく、できることを従業員に伝えます。たとえば、「カジュアルな金曜日にジーンズを着用しない」の代わりに、「金曜日にビジネスカジュアルな服装をしてください」と書いてください。「注文したものではなく、月曜日に商品を受け取ることができます」というメモを顧客に送ってください。来週の月曜日まで準備ができていません。」
法的影響を防止する
会社のメモは、ビジネスの壁を越えてメディアや他の関係者の手に渡ることがよくあります。違法または差別的な行為を暗示する言葉を使用しないでください。たとえば、「年末の報告で大きな誤りを犯したために会計士が会社を辞めた」と書く代わりに、「長年の公認サービスの後、会計士は他の機会に移っています」と書いてください。それを拡散すると、会社の評判が悪くなる可能性があります。 「不正行為のため、特定の金融スタッフは退職しています」との明確な否定的なメッセージがあります。
悪い知らせをバッファする
否定的なメモはしばしば傷ついた感情と怒った反応をもたらします。あなたがそれを良いニュースでバッファリングするとき、あなたは悪いニュースからのフォールアウトの量を軽減または少なくとも減らすことができます。たとえば、保険料率を引き上げる必要がある場合は、「保険契約に含まれる追加の給付の数に感謝します」という否定的なメモを始めます。ただし、明快さを保つために、メッセージに関連付けられているバッファを保持してください。つまり、給付額の削減についてのメッセージを送信するときに、「新しい駐車デッキが来週オープンする」と言ってはいけません。
