記録管理は、企業、非営利団体、政府機関、社会機関、医療、商業、金融、学校、大学、およびその他のあらゆる種類のエンティティにとって必須の機能であり、一定期間保存する必要があります。個々の世帯も良い記録管理を実践する必要があります。さらに、レコード管理は、レコードのライフサイクルを管理または追跡する体系的、体系的、計画的、および管理されたプロセスです。レコードは有形の紙オブジェクトでも、デジタル形式または電子形式でもかまいません。記録は、他の何百もの種類の記録の中で、財務、医療、有益、正式な文書、事務用文書、給与、政府の書式、およびEメールに保管することができます。レコード管理は、レコードのライフサイクルの3つのフェーズに対処します。レコードの作成または受信。記録の保守、安全な保管、検索、または一般的な使用。レコードの処分
レコードの作成
記録の作成または受領は、記録管理に対する需要を生み出すものです。レコードが作成された後は、雇用申請書、請求書、在庫管理レポートのいずれでも、そのレコードの他のすべての操作または管理機能を使用する必要があります。レコード管理プロセスの1つの機能は、作成または受信されたレコードのフローを判断することです。誰がその記録を見なければなりませんか？誰もが記録を見たり行動したりした後（口座への支払いの記録など）、記録はどこに行きますか？記録の安全な保管を保証する責任は誰にありますか？これらの質問のすべては、よく伝えられた答えを必要とします。
レコードの管理
記録を維持するには、記録を保存するための操作を開発する必要があります。情報を参照する必要があるか、またはレコードの個人的な性質にアクセスする必要がある人々による検索のためにレコードを利用可能にすることを含む、レコードを保存するとき、多くの考慮事項が実現されなければなりません。レコードを利用可能にすることの反対側は、誰がレコードにアクセスできないかを示すことです。レコードがそのストレージから外れると、誰がレコードを持っているのか、どこにレコードがあるのか、そしていつレコードを返すのかを決定するためのシステムを整備することが重要です。記録の適切な返却を保証することも記録管理システムの重要な部分です。記録の安全な保管は、各記録のデジタルコピーを他の事務所または銀行の安全な預金箱に敷地外に保管することを含み得る。紙や電子コピーの損傷を防ぐために、記録は涼しく乾燥した場所に保管してください。アーカイブプロセスは、レコード管理のメンテナンスフェーズの一部です。レコードがアーカイブに適格になる時期を判断することは、レコード管理の一部です。レコードをアーカイブする場所とレコードをアーカイブする期間を選択することも、この機能の一部です。履歴記録のようないくつかの記録は生涯にわたって、そして時には会社を超えて保存されるかもしれません。都市、州、および町では、履歴記録を無期限に保存する必要があります。
レコードの破棄
適切な期間内にレコードを処理することが重要です。ほとんどの記録の処分は細断処理によって完了されるべきです。処分に関する考慮事項には、レコードを保存する期間を決定することが含まれます。記録を保管する期間は、記録の性質によって異なります。一部の記録保管は、税務記録などの政府規制、融資管理のための銀行、および法人設立書類などの法的ガイドラインによって規定されています。また、社内での細断処理や細断処理のための社外への採用など、レコードの処理方法を決定したり、処理の追跡システムを開発したりすることも役立ちます。カテゴリ別にどのレコードが破棄されたか、それらがどのように破棄されたか、およびどのレコードをカテゴリ別に一覧表示するかは、長期的なレコード管理に役立ちます。さらに、レコードを破棄するためのサインオフメカニズムを実装することで、レコードが破棄される前に知っておく必要のあるすべての人が確実に知ることができます。
レコード管理に関するその他の考慮事項
記録管理システムに対応するための他のいくつかのオプションには、すべての記録管理に関連するポリシーと手順の文書化と伝達、記録管理のすべてのフェーズの制御メカニズムと手順の開発と実装、記録管理システムのシンプルで簡単な伝達と簡単な維持などがあります。管理する。
学習記録管理のためのリソース
効果的な記録管理を学ぶために利用可能な何百ものリソースがあります。地元の書店や大学の書店には、専門学校、大学、大学、オンライントレーニング、および参考書が豊富にあり、効果的で法律に準拠した記録管理システムの開発に役立ちます。また、記録管理の具体的な規則については、必ず地域、州、および連邦の規制を確認してください。
