ビジネスプロセスを文書化する方法

就業日の間に、従業員は彼らの目的を達成するためにいくつかのプロセスに従います。これらの目標は役職によって異なり、ジャーナルエントリの記録、顧客からの問い合わせへの対応、コンピュータの問題のトラブルシューティングなどの職務も含まれます。各部門は異なる目標に向かって働き、それらの目標を達成するために異なるプロセスを使用します。一部の企業では、使用するビジネスプロセスを注意深く詳細に説明する時間がありません。しかし、ビジネスのプロセスを書き出すことは、会社にとって多くの利点をもたらします。会社がビジネスプロセスを文書化するとき、それは現在の従業員を導き、新しい従業員を訓練することができる詳細なステップを作成します。

ビジネスプロセスの目的を書き出します。この声明は記述されたプロセスに従うことの理由そして重要性をリストしたものです。目標を立てるときは、なぜ従業員がプロセスに従う必要があるのかを考えて、プロセスに従った結果がどうなるべきかを経営陣に尋ねます。あなたの目的はこれらの理解を伝えるべきです。

プロセス全体で発生する各ステップを識別し、各ステップを単一の文として書き出します。

各ステップを検討して、それがプロセスの完了に追加するのか、それとも価値を追加せずにリソースを使用するのかを判断します。目的に貢献しない手順を削除します。

各ステップを完了するために必要なタスクを識別してリストします。手順を完了するために必要なリソースとそれらのリソースの取得方法に関する情報を含めます。実行する順序で各詳細を書き出します。

フローチャートを描く一部の従業員は、ステップを読むよりもプロセスの視覚的な図を見ることによって多くを学びます。フローチャートにプロセスに書かれた各ステップと詳細を含めます。

全体的なプロセスを確認して、見逃したステップを特定します。予備的なビジネスプロセスを作成したら、最初から文書を読みます。すべての必要なステップが含まれていることを確認するために視覚的にも物理的にも各ステップを練習してください。ビジネスプロセスが完了したと判断したら、ドキュメントの最終コピーを印刷します。