給与計算システムの設計方法

必要な連邦および州の要件を満たすことができるように、給与計算システムは、給与計算を処理するための媒体です。具体的には、米国労働省は、従業員に正確かつ期限内に報酬を支払うように要求します。内国歳入庁は、連邦給与税の源泉徴収を要求しています。州の労働局は州の労働法の適用を要求し、州の税務機関は州の給与税源泉徴収を要求しています。給与計算システムを設計するときは、自分のニーズに最も適したシステムを選択してください。

給与要件を評価して適切なシステムを決定します。手動システムでは、手動による給与計算処理が必要です。それは間違いの危険性を高めるので、従業員が少ない場合にのみ使用してください。社内のコンピュータシステムは、給与計算ソフトウェアによる処理を必要とします。給与計算処理を簡素化するために使用します。外部システムでは、給与計算サービスプロバイダへの給与計算業務のアウトソーシングが必要です。給与計算処理タスクを排除または大幅に削減したい場合に使用してください。

手動システムを選択した場合は手動システムを作成します。オフィス用品店で標準のタイムシートを購入するか、スプレッドシートまたはオフィススイートプログラムで作成します。白紙の給与小切手を事務用品店から購入するか、銀行小切手を使用します。タイプライターを使って給料を印刷するか、手書きで書きます。

このシステムでは、賃金と控除を手動で計算する必要があります。 IRS Circular Eを介して、連邦源泉徴収、納税申告、および納税に関する法律に遅れないようにしてください。州の給与税のガイドラインについては、州の歳入庁にお問い合わせください。給与を発行する前に、給与をトリプルチェックします。給与計算報告書のハードコピーを機密領域に提出してください。

それがあなたが選ぶものであるならば、社内のコンピュータ化されたシステムを作りなさい。あなたのニーズに最も合う給与計算ソフトウェアを購入してください。たとえば、中小企業はQuickBooksを使用でき、中規模企業はUltimate Softwareを使用でき、大企業はMangroveを使用できます。あなたは毎時従業員に定期的なタイムレコーダーを打たせることができます、しかしそれはあなたが給与計算ソフトウェアに時間をインポートすることを可能にするのでクロノスのようなコンピューター化されたタイムレコーダーシステムはより効率的です。ソフトウェアは、賃金と控除を計算し、直接預金を可能にし、給与明細と給与明細を印刷し、連邦と州の源泉徴収税テーブルをシステムに組み込み、給与報告を保存して印刷します。

その経路を選択した場合は、外部システムを作成してください。ほとんどの給与計算サービスプロバイダは、インターネット経由で給与計算時間をアップロードするか、ファックスまたは電子メールで送付するように求めています。プロバイダはあなたの給与計算を処理し、給料日ごとに給与計算書と給与計算書レポートを送信します。一部の会社では、自分のシステムにオンラインでアクセスして、自分のレーザープリンタにレポートや給与を印刷することができます。

このシステムを確立するとき、プロバイダはあなたにそのサービスを詳述する相互に合意された契約に署名してもらって、あなたにその価格のリストをあなたに与えるべきです。直接入金の目的で、プロバイダにあなたの銀行口座と回覧番号を渡してください。医療提供者があなたの税務上の利益を処理する場合は、許可を与える委任状に署名する必要があります。