管理職の仕事の一部は、ルールに従わない従業員を訓練することです。単純な口頭による警告ではじめての場合は十分ですが、軽度の違反行為、より深刻な違反行為または繰り返しの違反行為は文書化された書面による警告を要求します。これは、彼が何をしたのか、そして何が期待されているのかを従業員に説明するのに役立つだけでなく、従業員のファイルに対する警告のコピーを保持するのにも役立ちます。そのような警告を書くことは大変な作業のように思えるかもしれませんが、書かれた警告テンプレートを使うと、プロセスは実際にはかなり単純になることがあります。
ヒント
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書面による警告は標準的なテンプレートに従い、違反した規則、違反の詳細な説明、従業員の改善が必要な方法などの情報を記載してください。
書面による警告を使用する理由
書面による警告は、従業員と会社の両方に役立ちます。従業員にとって、この警告は、会社が彼女に期待することと、それ以上の警告を回避するために仕事の成果を向上させる方法について、明確なガイダンスと指示を提供することができます。会社にとっては、警告が書かれているので行動が取られたことを証明するのに役立ちます。そのため、問題が解決しない場合は、さらなる措置を講じることができます。それはまた、従業員が後で違法な解雇事件のようなある種の法的論争を起こした場合の問題の記録としても役立ちます。
これらの警告を使用する場合
会社の規則とそこで働く人々の種類に基づいて、すべてのビジネスはさまざまな従業員とさまざまな問題を抱えることになります。そうは言っても、従業員がすべての業界にわたって記録されている最も一般的な理由は、遅すぎることです。
通常、口頭による警告が出された後に従業員への警告レターが発行されますが、これは常にそうとは限りません。重大な1回限りの違反が発生した場合は、口頭による警告を回避し、直ちに従業員のファイルに記載されている可能性のある警告を書面にすることが理にかなっています。警告の日時を含むすべての言葉による警告は事後に文書化され、従業員が警告されたかどうかについて混乱しないように従業員ファイルに入力されるべきであることは注目に値します。特定の問題
督促状を使用する
あなたがそれらを必要とする前に、書面による警告と従業員のしつけの手紙の両方のためにテンプレートを調べることは良い考えです。これらはあなたの会社のためにカスタマイズされ、あなたが実際に従業員を書き上げる前に使用のために準備されるべきです。警告または懲戒の通知を受けた各従業員は、文書化されている特定の問題に関連する情報を記入した同じフォームを受け取る必要があります。これにより、すべての従業員が公正かつ平等に扱われるようになります。
必ず事前に印刷された警告の定型書簡にすべての空白を記入してください。何かが当てはまらない場合は、 "N / A"と書くことができるので、それが当てはまらないこと、およびフォームに記入する際に過失ではないことは明らかです。テンプレートを使用して実際に手紙を書く場合は、これを行う必要はありませんが、それでもできるだけ詳細に手紙を書いてください。後で法的問題が発生した場合、これらの措置を講じることであなたを保護することができます。このため、常に正式な言語を使用し、速記や専門用語の使用を避けてください。
テンプレートを使用して作業する必要がありますが、督促状に使用されている特定のトーンは、違反の重大度によって異なります。たとえば、従業員が数回遅刻した場合は、単に行動を修正することに集中し、時間どおりに現れるように促すためにより積極的なトーンを設定することができます。しかし、従業員が顧客に呪いをかけている場合は、彼がもう一度間違えた場合の潜在的な罰則に焦点を当てた、より深刻な口調を持つことをお勧めします。
電子メールではなく、単に従業員の机の上に置いておくのではなく、直接従業員に手紙を渡します。あなたは証人を出席させるか否かを選択することができますが、他のスタッフの前で問題を公に扱うことはしないでください。これは困難で不快な場合がありますが、実行することが重要です。ただし、実際には従業員に状況について話すことが有益な場合があります。これは、文字が意図したよりも多かれ少なかれ厳しそうに聞こえる場合があるためです。 。あなたは従業員にいくつかの肯定的なフィードバックを提供することによって手紙の打撃を和らげるかもしれませんがそれがあなたが発行している警告の厳しさについて混乱を引き起こすならば決してしないでください。
あなたがいる間はいつも従業員からサインをもらってください。署名を拒否した場合は、警告の署名を拒否したことを示す手紙に署名するよう依頼します。署名されたコピーを従業員の記録用に保管してください。従業員が警告に署名することを拒否したことを示す手紙に署名した場合は、これをその手紙に綴じてください。また、彼の記録のために従業員にコピーを提供してください。
従業員評価の例
書面による警告状は、件名、日付、時刻、あなたの名前、役職、従業員の氏名、役職、およびメモのコピーを受け取っている他の人々の名前などの基本的な形式で始める必要があります。会社のロゴをフォームの上部に含めることができますが、これはオプションです。
あなたが従業員ハンドブックを持っているなら、あなたは最初に会社の方針のどの部分が違反されたかを述べるべきです。特定の方針を書き出すか、ハンドブックの関連セクションへの参照を含めることができます。ハンドブックがない場合は、適用される会社規則の簡単な要約を書いてください。
これが最初の警告なのか最後の警告なのかを含めます。重大な違反である場合は、これもメモしてください。警告には時間枠が必要です。つまり、十分な時間が経過すると、警告は従業員の記録から削除され、以前の警告としてはカウントされません。言い換えれば、遅刻についての以前の書面による警告は、従業員が3年後に来始めたとしても、その従業員には当てにならないはずです。ただし、レターは参照用に従業員の人事ファイルに残しておく必要があります。一般的に、初回の警告は6ヶ月、重大な違反は8ヶ月、最終的な警告は1年ですが、これは会社の方針によって異なります。
次に、日付、時刻、関係するすべての人の名前など、発生したことをできる限り詳細に正確に説明します。その従業員が他の従業員にとって意地悪だったという主観的な詳細を含めないでください。代わりに、従業員がしたことを意味として正確に説明してください。これらのアカウントが異なる場合は、イベントの説明、従業員のイベントの説明、およびイベントの証人の説明を書くことを選択できます。事前印刷用紙を使用していて、関連する詳細をすべて記入するのに十分なスペースがない場合は、必要に応じて2枚目の用紙を添付してもかまいません。
従業員の改善を支援するために、従業員の行動をどのように変更する必要があるのか、またどの程度早く変更を加える必要があるのかという詳細に従います。彼女が自分の行動を正すことに失敗した場合にどのような結果が生じるかについてのはっきり詳細な情報でこれをフォローしてください。書面による警告は懲戒処分ではないことを忘れないでください。したがって、問題が継続した場合にはどのような懲戒処分が行われるのかを必ず記載してください。最後に、手紙に署名して日付を記入し、それを従業員に提示して、それを署名して日付を記入するように彼女およびすべての証人に会議に依頼します。
