従業員の仕事の説明を変更する必要がある場合や、特別なプロジェクトのために、または別の従業員の休暇期間や休職などの限られた期間、特定の仕事を従業員に割り当てる必要がある場合があります。状況にかかわらず、コミュニケーションは仕事を割り当てる上で重要な要素です。コミュニケーションは優れたパフォーマンスと不完全な仕事の間に違いを生む可能性があります。
あなたの従業員に仕事を割り当てる理由を決めます。仕事を割り当てるプロセスは、チームプロジェクトの職務を割り当てるプロセスとは異なり、仕事の説明を再設計するためのプロセスとは異なります。職務の割り当てを開始するための空白のキャンバスがあるため、職種の再設計は比較的簡単です。たとえば、エグゼクティブアシスタントに仕事を割り当てる必要がある場合は、上級管理職に対するアシスタントの典型的な職務について調査します。一方、チームが特定のプロジェクトに取り組んでいる場合は、どのタスクがプロジェクト全体の一部であるかを判断し、利用可能な従業員リソースを決定します。
従業員のスキル、経験、能力を一覧にします。さらに、以前の職務経験およびキャリアの興味について従業員に尋ねます。女性メディアによると、効果的に委任するには従業員のスキルに注意を払う必要があります。それは述べています： "あなたが正常に手元のタスクを完了することができる誰かに委任していることを確認してください。"これは、能力を発揮し、組織に対する価値を高めたいと思う従業員をやる気にさせる機会です。
割り当てリストを作成します。履歴書、申請書、および従業員の意見を検討して、作業の遂行に必要なスキルを誰が持っているかを判断します。同じ資格を持ち、同じ仕事をすることに関心がある2人以上の従業員がいる場合は、1人の従業員が他の従業員より優先されないように責任を分割する方法を考案します。従業員の資格にわずかな違いがある場合は、それを最高の資格のある従業員に割り当て、1人の従業員だけではタスクを完了できない場合の代替を指定することを検討してください。
割り当てられた仕事、必要な資格および期待を説明するコミュニケーション方法を開発しなさい。これは職務を割り当てる上で最も重要なステップなので、あなたのコミュニケーションは明確である必要があり、仕事のあらゆる要素に対処しなければなりません。予想される結果と職務上の期待は、業績基準の一部です。業績基準は、業績評価に使用する測定値です。割り当てられた作業のパフォーマンス基準の例としては、「Microsoft Accessを使用して、1週間に100売上レコードを98％以上の精度で入力する」などがあります。この例を使用して、従業員の業績評価に組み込むための業績基準を確立するとともに、新しいタスクを割り当てます。
新しい任務について従業員と話し合います。タスクの実行方法、期限、および割り当てに関する質問を担当者に指示するための質問に回答する準備をします。これはあなたのコミュニケーション方法の一部です。タスク、組織にとってなぜ重要なのか、どのようなスキルが必要なのか、そして新しいタスクを実行することで従業員がどのように利益を得るのかを完全に説明できる必要があります。キャリア開発やスキル向上に興味を持っている従業員は、新しい責任を引き受けることからどのように利益を得られるかを学ぶことに興味があります。
