体臭に関する従業員へのカウンセリングは、管理者や人事担当者が直面する最も不快な仕事の1つです。体臭の会話はめったに簡単ではありません。しかしながら、体臭に対処しないことは、同僚および顧客にとって不快な作業環境を生み出す可能性がある。体臭の会話は、共感、注意、そして完全な機密保持で対処しなければなりません。体臭は、衛生状態の悪さだけではなく、さまざまな要因によって引き起こされることを覚えておくことが重要です。
プライベートミーティングを準備する
問題の正確な説明があることを確認してください。それは定期的な発生ですか、それとも断続的ですか。
会議を実施するためのプライベートエリアを確保します。
組織の服装規定の方針を印刷し、該当する分野を強調表示します。
会議をスケジュールします。
行動計画を作成する
会議の目的を従業員に説明します。あなたが受け取った情報について一般的な言葉で話し合う。問題を報告した従業員の名前を共有しないでください。
従業員からのフィードバックをお願いします。彼らは問題に気づいていますか？そして/または彼らは体臭を引き起こしているかもしれないものを知っていますか？
匂いが病状である場合は、アメリカ障害者法に従って合理的配慮をする必要があります。 「体臭のある個人が許容できるレベルまで不快な体臭を減らすことができないとき、雇用者は仕事場で臭気吸収製品を使うか、または自宅から仕事をすることを許可する空気清浄システムを民間事務所に提供することを考えるかもしれません」米国労働省の一部門である障害者雇用政策局へ。
臭いが病状の結果ではない場合、あなたの従業員とのコミュニケーションを通して原因を決定してください。
従業員が原因が分からない場合は、次の2〜3日にわたって積極的に食事、衣服、および衛生状態を見直すように依頼してください。フォローアップ会議をスケジュールします。考えられる原因を特定したら、行動計画を立てます。
この問題は、新しい消臭剤のように単純なものでも、柔軟なトイレの休憩でも解決できますか。食事の変更？最初に問題を報告した従業員をフォローアップします。解決のためのステップがとられたことを彼らに保証しなさい。
14日間の追跡調査
問題の原因に関係なく、従業員とのフォローアップ会議をスケジュールします。体臭が病状の結果である場合、問題に対処するために会社が講じた措置について話し合う。それが病状ではない場合、従業員が解決に向けて取ったステップについて話し合ってください。会社が提供した援助を検討してください。従業員が問題解決のためにサポートを必要とする場合でも、従業員が引き続き利用可能であることを従業員に知らせます。
問題が解決されたことを確認するために、報告を行っている従業員をフォローアップします。
元の苦情、会議の要約、解決に向けたあらゆるステップ、およびフォローアップのメモを文書化します。人事ファイルとは別に、機密ファイルにすべてを保存します。
ヒント
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可能な限り、最大限の機密性を確保するために、営業時間外に会議を開催してください。
警告
体臭の不満を無視することは魅力的であるように、そうしないことは従業員の士気、欠勤および転職の可能性を減らすことになりかねません。さらに、従業員がカスタマーサービスの役割を担っている場合は、カスタマークレームのリスクがあります。
