効率はオフィスやビジネスのあらゆる場面で重要です。整理されていることは、あらゆるオフィス環境に役立つスキルです。あなたが一般的に組織されているとわかったとしても、あなたが改善したいと思うかもしれないことの1つはあなたの文書ファイリングとメンテナンス手順です。それらを管理するためのシステムが整っていない場合は、重要な文書の検索に何時間も費やすことがあります。あなたがプレッシャーを受けているときに必要な書類を入手する能力を持つことは不可欠です。一部の職場には実際の物理ファイルがあるかもしれませんが、書類提出の大部分はコンピュータ上で行われます。
ネーミング
すべてのファイルとフォルダに一貫した方法で名前を付けます。それらのいくつかを日付で、他のものをプロジェクトの名前で命名しないでください。特定のプロジェクトのすべてのファイルのタイトルに、そのプロジェクトに固有のものがあることを確認してください。わかりやすい名前でマスタープロジェクトフォルダーを作成します。このフォルダを明確なタイトルのサブフォルダに分割し、それを使って作業中の人の名前やその他の必要なものを一覧表示できます。
保存中
類似文書をまとめて保管してください。特定のプロジェクトで作業している場合は、すべての文書をコンピュータの同じマスターフォルダに保存してください。これは、すべてのスプレッドシートやすべてのグラフィックをさまざまな場所に保存するよりも効率的かつ論理的です。あなたが詳細に混乱しているとき、ワンクリックはあなたをプロジェクトに連れて行くでしょう。
コンテンツ
書類の提出を始める前に、時間をかけて内容を確認してください。あなたに送られる情報の全てを保存しないでください。これは、後で不要なものを見ていく時間が増えることを意味します。文書が特定のプロジェクトに関連している場合は、それを保存します。そうでない場合は、コンピュータからそれを取り外します。
状態
進行中の作業の一部である文書を、完了した作業用であり、参照および記録目的でのみ保存されている文書から分離します。あなたのフォルダシステムを利用する。現在のドキュメントは、コンピュータのデスクトップなど、見やすい場所に保存してください。作業が完了したら、完了した作業を保存しているプロジェクトフォルダに移動します。あなたのビジネスに合うようにこの方法を調整してください。
