ビジネスミーティングのEメールを書いてランチミーティングを設定する方法

プロポーザルを提示するためにクライアントと面会するのか、スタッフと一緒に仕事中の昼食をとるのかにかかわらず、Eメールで招待状を送ることは、イベントを調整するための迅速で効果的な方法です。

あなたの聴衆を検討してください。あなたのEメールのトーンは、あなたがランチミーティングに招待している人なら誰にでも適応する必要があるでしょう。あなたの昼食会がスタッフと一緒にいて、戦略とブレーンストーミングを議論する時間を費やすことになっているならば、さりげないトーンはうまく働きます。会議の目的がもっと深刻な場合は、招待されたスタッフとのやり取りでこれを明確にする必要があります。ランチミーティングがクライアントとのものである場合は、クライアントとの仕事上の関係によっては、より正式な口調が必要になるかもしれません。

あなたのグループに対応できるレストランを探しましょう。招待者の数によっては、プライベートルームを利用できる施設を探すことをお勧めします。クライアントとの昼食会を計画するときには、騒音のせいで会話に負担がかからないような、多忙ではない飲食店を見つけることが役に立つかもしれません。

誰がランチミーティングに招待するかを決め、オフィスのカレンダーを調べて、問題の日にすべてのパーティーが利用可能になるかどうかを判断します。スタッフの昼食会の場合は、選択した招待者がその日に利用可能かどうかを尋ねるために迅速な電話をかけ、計画が完成している間はそれを開いたままにしておくよう求めます。

お好みのレストランに電話して仮予約をしてください。その日により近い出席者数を調整する必要があるかもしれないことを彼らに知らせてください。当初予定していたよりも何人か参加予定があることに気付いた場合は、スタッフがニーズに対応できるようにできるだけ早くレストランに連絡してください。

あなたが招待したい人それぞれのEメールアドレスを含むあなたのEメールを作成してください。件名を使用してEメールの理由を説明してください。「重要」や「自分のカレンダーに印を付ける」などの単語を含め、日付と理由を含めます。たとえば、件名は「重要：2/18/09-RSVPでのランチ作業」が必要です。クライアントとのランチには、もちろん、件名を細かくして、要求ではなく要求に変換する必要があります。

電子メールの本文を使用して、ランチミーティングの必要性と、ミーティング中に参加者に持参または共有してもらいたいことを説明します。人々を固定することがどれほど難しいかに応じて、あなたは彼らにRSVPを要求することを望むかもしれません、それであなたはレストランで予約数を確定することができます。クライアントランチを設定している場合は、ランチミーティングをリクエストして、どのアイテムについてディスカッションしたいのかを述べてください。