バーチャルオフィスを設定する方法

仮想オフィスを設定する方法。地球規模の環境では、職場は世界中にいる従業員と実質的に境界がありません。不動産価格の高騰に伴い、バーチャルオフィスは多くのビジネスマンにとって魅力的な現象となっています。会社は特定の場所に配置できますが、従業員はホテル、カフェ、自宅などのさまざまな場所から日常のオフィス業務を行います。

仮想オフィスの会社の住所を決めます。それはメールボックス番号かもしれませんまたはあなたは企業のようなアドレスを得るためにCMRA（Commercial Mail Receiving Agency）メールボックスサービスを使うことができます。

接続オプションを見てください。その電子メール、携帯電話、オンラインフォーラム、インスタントメッセンジャー、VoIPなどを選択する必要があります。

仮想オフィスの選択した場所を設定できるようにします。場所を整え、あなたが望む方法で作業環境を作ります。コンピュータ、ファックス、電話回線など、必要な電子機器を設置するのに十分なスペースがあることを確認してください。

必要に応じて、必要なソフトウェアをコンピュータにインストールしてください。プログラムの中には、Web会議、プレゼンテーション、会議のスケジュール作成などを目的として設計されたものもあります。あなたのPCをオンライン攻撃から守るために信頼できるアンチウィルスプログラムを選ぶこともまた良い考えです。

電話サービスプロバイダに連絡して、現場にいなくても通話の管理に役立つ対話型音声応答（IVR）機能を備えた最新の電話システムを入手してください。彼らの内蔵技術は手頃な価格で来て、彼らは実際の使用法のためにだけ請求します。

転送された資料が完全に機密になるように、情報、重要なコミュニケーション、ファイルおよび文書を渡すため、または仮想私設ネットワーク（VPN）に入るために会社の雇用主だけがアクセスできるイントラネット機能を設定します。入室、退場、アクセス情報のログを記録することで、組織のデータベースに誰がアクセスしているかを追跡します。

みんなにとって良い場所で、コーヒーを飲みながら同僚、クライアント、または他の人との公式ミーティングを開催しましょう。すべての連絡先が物理的にそこにいることができない場合は、Webカメラ、携帯電話、インスタントメッセンジャーを使用して接続を手配できます。

あなたの従業員が彼らの労働時間の数を記録するために定期的にタイムシートを提出することを確認してください。非生産的な時間を節約するために、特定のタスクに必要な推定時間に基づいてこれらのタイムシートを体系的に調べます。

ヒント

多くのビジネスアプリケーションは「スイート」の形式で提供され、仮想オフィスのセットアップに必要なほとんどのプログラムなどが含まれています。人気のスイートには、Microsoft Office、Lotus、Corel、AppleWorksがあります。予算がある場合は、ラップトップ、Wi-Fi携帯電話、VoIP、その他の機器など、必要な道具を従業員に提供します。そうすれば、あなたとあなたの労働力を効率的に結び付けることができます。