機密情報とは、業務上の理由であろうと個人的な理由であろうと、あなたが完全に秘密にしたいデータのことです。あなたが機密情報を他の当事者に送った場合、それは危険な行動です。あなたがあなたが高い価値を持っていると信じるものを保護するのと同じように、あなたは機密メッセージを保護するべきです。
一般的なシナリオ
企業は通常、極秘プロジェクトに関する機密情報を他の企業の同僚または同僚に送ります。 1つの例は、ある会社が他の会社との合併を検討していて、提案された計画を伝達する必要があり、競合他社にまだ知りたくない場合です。一方の当事者が機密情報を送信しなければならないもう1つの一般的なシナリオは、映画作家が未公開の台本を監督に送ろうとしている場合です。雇用主が求職者に機密の求人オファーを送ったり、求職者が自分のアプリケーションを非公開にしておくよう依頼することができます。 3つすべての場合において、機密情報のカバーレターを同封の情報の前文として作成するのが賢明です。
なぜカバーレターなのか
あなたが機密情報を送信すると、それがEメールかメールかを問わず、あなたはそれが許可されていない第三者によって傍受される危険があります。しかし、情報が安全に受信者に届いたとしても、情報を管理し秘密にすることに関しては、あなたは意図した受信者の側に不注意で危険を冒すことになります。あなたは完全な機密保持のあなたの欲求を補強するカバーレターを作成することによってリスクを最小限に抑えることができます。
何を含める
カバーレターに含める最初の項目の1つは、ラベルの上部または本体のすぐ上に太字の大文字で印刷されたラベル「機密」または「個人用および機密」です。 「Project Xに関して最近行った議論」のように、コミュニケーションについての一般的な意味で受信者に注意を促します。受信者が読んでいる内容のすべての内容は完全に秘密にされるべきであることを明確に表現します。明示的に名前を付けられた受信者以外はそれを見るべきです。
その他の考慮事項
特定の状況下で機密文書を他の当事者に送信する前に、その人物に機密保持契約（NDA）の確認と署名を依頼するのが賢明です。 NDAは、あなたが機密情報、受信者の義務、および情報を非公開にするための具体的なスケジュールを参照するときに何を含めるかを定義しています。あなたのカバーレターの中であなたの秘密保持契約の重要な条件を再確認してください。署名されたNDAのコピーをカバーレターのすぐ後ろにも含める必要があります。
