議事録を適切に文書化するには、多くの組織と細部への注意が必要です。議事録は合法的な文書になることが多いため、ディスカッションを正確に要約することが重要です。バックアップコピーを作成して安全な場所に保管し、余分なコピーを関係者に配布します。実際には、議事録を正確かつ簡潔に文書化することがはるかに容易になります。
あなたが必要とするアイテム
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ノートパソコン
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ワープロソフト
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会議の議題
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ロバートの秩序規則の写し
議事録の文書化
あなたのラップトップをセットアップして行く準備をするために早く到着しなさい。日付、時刻、場所、および出席者のリストをメモします。あなたのタイピングスピードのために可能な限り多くの会議ディスカッションを記録してください。つづりや文法上の誤りを心配しないでください。運動や行動の項目を渡すなどの重要なステップを見逃した場合は、会議の出席者にその表現を明確にするよう依頼してください。データの損失を防ぐために、ときどき文書を保存してください。
議論の記憶がまだ新鮮なときに、会議の後できるだけ早く会議議事録を編集してください。つづりや文法の誤りを修正し、フォーマットがドキュメント全体で一貫していることを確認します。議事録がまだ承認されておらず公式にされていないことを読者に知らせるために「ドラフト」透かしを挿入します。 「StrataCouncilMinutesDecember 5」のように、後で識別して区別しやすいファイル名を使用してファイルを保存します。
議事録、またはディスカッションをレビューするように指定された他の人に議事録を送信します。受け取ったフィードバックに基づいて、議事録をもう一度編集します。編集するときは、議事録の整合性を維持するように注意してください。発生しなかったディスカッションを追加したり、発生したディスカッションを削除したりしないでください。ファイルをもう一度保存してください。
議事録が正式な承認を受けるまで、文書に「ドラフト」の透かしを入れたままにします。これは通常、同じ委員会のその後の会議でも発生します。
委員会が議事録を承認したら、「ドラフト」透かしを削除し、ファイルをもう一度保存します。必要に応じて、承認された議事録を委員に配布する。
ヒント
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会議中に参照として使用するために、Robertの注文規則（またはあなたの委員会が使用するあらゆる手引き）のコピーを持ってください。これは会議の議事録を正しく記録するのに役立ちます。
それでも、最初に速記を使用して議事録を文書化し、次に後でメモを入力することを好む人もいます。この方法は、ラップトップを使用して数分かかるだけでなく機能することができます。それはあなたの個人的な好みによって異なります。
非常に重要な会議では、テープレコーダーを使用して会議録を音声録音することを検討してください。
