プロジェクトマネージャは、内部プロジェクトチームメンバーと定期的に会議を開き、現在のプロジェクトについて話し合います。さらに、プロジェクトマネージャは、プロジェクトの利害関係者、経営幹部およびクライアントとの会議を促進してプロジェクトを開始し、進行中の会議を開いて自分のプロジェクトに関する最新情報を提供し、スケジュールおよび予算に関する質問に答えることができる。各プロジェクト会議の準備をすることは、自分の時間と会議の出席者の両方の時間を有効に活用するうえで重要です。
適切な個人をプロジェクト会議に招待します。招待者に基づいて、会議で達成する必要がある目標を決定します。プロジェクトチームメンバーと面会する場合は、ステータスの最新情報を入手し、社内の問題を解決し、チームメンバーがプロジェクトに関する情報を互いに共有することを目標に設定できます。プロジェクトの利害関係者、役員、およびクライアントと会う場合、あなたの目標は一般的なマイルストーンの最新情報を提供し、質問に答えることです。
会議の数日前に、参加者から議題のトピックを募集します。会議でサプライズカーブを避けようとするのではなく、プロジェクトに関連した人から質問やディスカッショントピックを求めてください。これはあなたが会議であなたをサポートすることができる他の人を準備しそして招待する時間をあなたに与えるでしょう。プロジェクトに関して招待者が何を聞きたいか、また議論したいかを予想します。たとえば、顧客がマーケティング資料について話し合うことをご存知の場合は、コミュニケーション部門から最新情報を入手して、代表者を会議に招待してください。
正式なプロジェクト会議の議題を作成します。ページの上部に、会議名、日付、時刻、場所、電話会議番号などの会議の詳細を一覧表示します。プロジェクトのマイルストーンの状況など、議題のトピックをリストします。 IT、マーケティング、法務およびその他の関連部門などの機能的事業分野の状況。プロジェクト予算次のステップ;そして他の人からあなたに提案されたトピック。
すべての招待者に電子会議の招待状と議題を送信します。進捗状況とスケジュールについてのディスカッションに付随するプロジェクト計画または進捗レポートを含めます。できるだけ早く招待状を送付し、会議の少なくとも1〜2日前に議題と添付文書をフォローアップしてください。これにより、招待者は文書を確認して事前に準備することができます。
会議の数日前に、会議室の予約や会議室の設定などの会議の計画を確認してください。必要に応じて、電話会議番号とWeb会議ログインをテストして、それらが機能していてアクセスが簡単であることを確認します。出席者は複数のタスクに取り組んでいる可能性が高いため、電話番号やWebリンクの誤りで誰かの時間を無駄にしたくはありません。
