機器の提出に関しては、個人や企業はさまざまな選択肢を持っています。一部のオプションは高レベルのセキュリティを提供しますが、他のオプションは高密度のファイルに対応できます。あなたが持っているスペースの量、ファイルの機密性および物理的または電子的記録に対するあなたの好みはすべてファイリング装置のあなたの選択に影響を与えます。
物理ファイリング装置
ファイリングキャビネット
の ファイリングキャビネット オフィスの定番です。横方向にファイルを保管できる4つの引き出しが標準です。文書管理会社のSmead氏によると、記録を安全に保管する必要がある場合、ファイリングキャビネットは有益です。これらのキャビネットは施錠できるので、会社は 機密ファイルへのアクセスを制限する それでも従業員と訪問者が部屋に入ることを許可しながら。
すべての物理的ファイリング機器の選択肢のうち、キャビネットは 最も高価な そして最も持っている 限られた容量。 Smead氏は、6フィートx 24フィートのファイリングエリアを占める4段引き出しのファイリングキャビネットには、約8,448個のフォルダーを収納できると述べています。
オープン棚
ファイリングキャビネットに代わるものは オープン棚。 ユニットは開いた本棚に似ており、特にフォルダーの高さと幅に合わせて設計されています。設計はユーザーを可能にします ファイルへの簡単なアクセス どちらでも構いません 定常 または モバイル ローラーが底部に取り付けられている場合。
オープン棚はスペースとお金を節約します。 Smeadは、シェルフファイリング機器は通常、 3回 ファイリングキャビネットよりも安価です。 4段引き出しのファイリングキャビネットと比較して、7段オープンシェルフシステムの80パーセント もっと容量。移動式棚はより高密度に置くことができ、キャビネットよりも405パーセント大きい容量を提供します。
ヒント
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ファイリング装置は別として、あなたはまた必要とするでしょう 用品 ファイルフォルダ、ラベル、および終了タブが物理システムを正しく機能させるためのものです。
デジタルファイリング機器
外部機器
ファイルを保存するにはコンピュータの内蔵ハードドライブを使用するのが便利ですが、ハードドライブが破損しているか物理的に損傷していると、情報を失う危険があります。このリスクを軽減するために、ユーザーはデータを外部デバイスにバックアップしたいと思うかもしれません。 PC Worldは重要なファイルを 外付けハードドライブ そしてを使用して サムドライブ 必要に応じてファイルを転送します。
ヒント
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ユーザーは、GoogleドライブやDropboxなどのクラウドベースのサービスにデータをバックアップすることもできます。追加の機器は必要ありません。
サーバー
複数の当事者が同じデータにアクセスできるようにしたい企業は、サーバーに投資したいと思うかもしれません。サーバーは 中央リポジトリ 多くのユーザーのファイル用です。 PC Worldは、企業はサーバー上でデータベースやエンタープライズリソースプランニングシステムなどのマルチユーザーアプリケーションをホストできると述べています。これにより、多数の個人が簡単に作業できます。 アクセスする 同じファイルに。セキュリティを強化するために、サーバーデータを外部デバイスまたはクラウドにバックアップすることができます。
物理サーバー ハイエンドPCに似ています。あるいは、企業は クラウドベースのホスティングサービス - Amazon Webサービス、Windows Azure、およびRackspace Cloud Servicesはすべてオプションです - 物理サーバーは必要ありません。
