オファーレターを書くことは、人事部にとって重要なステップです。それは競争の激しい市場で会社を強化するために有資格の従業員を連れてくるのを助けます。正式なオファーレターを送信すると、後で混乱する可能性が少なくなります。後で雇用条件に関して質問がある場合、会社は従業員が同意した条件の記録を持ちます。必要な情報をすべて前もって整理しておくと、手紙を簡単に書くことができます。
準備
州および地方の雇用法を調べて、必ずすべての規制を遵守してください。これらの法律は従業員と会社を保護し、送信と受け入れの期限を定めていることがよくあります。法律は州によって異なります。
まだ行っていない場合は、口頭で申し出をします。専門的な礼儀として、申し出は最初に直接または電話で行われるので、新入社員は、あなたが彼を雇うというあなたの決断を知らせる手紙を待つ必要はありません。これはあなたの候補者が他の会社を検討している場合にも重要になる可能性があります。
面接でメモを整理し、レターに含まれるデータを確認します。この情報には、給与、給付金、休暇などの項目が含まれます。あなたのアイデアをまとめることはプロの手紙の構造にとって重要です。
手紙を書く
ページ上部の会社名、住所、電話番号で文字を始めます。会社の正式なレターヘッドを使用している場合は、この部分を入力する必要はありません。文字のセクション間の行を常にスキップします。
あなたが手紙を書いている日付を入力してください。
オファーを拡張している候補の名前と住所を追加します。
あなたの挨拶を書き、その後にコロンを書きます。これは「親愛なるスミスさん」のような正式なものになるはずです。
口頭での申し出を延長したことの確認を含む紹介文を書いてください。あなたが提供している会社名と役職を含めてください。
給与、給付金、保護観察期間などの特別な雇用条件など、オファーの詳細をレターに追加します。給与を含める場合は、長期雇用契約の見込みが約束されないように、毎月、毎時、または毎週の金額でフォーマットします。
報告日の予定日を候補者に知らせるために別の段落を追加します。このセクションでは、時間、建物内の特定の場所、および報告先となる人物を含めます。あなたの会社が特定の要件を持っている場合は、このセクションにもそれらを含めてください。
特定の日付までに確認の要求を含む結論を手紙に書いてください。また、この手紙に含まれている追加の参考資料にも注意してください。
あなたの名前と位置で手紙を閉じてください。手紙の終わりにも同封の人や手紙のコピーを受け取る人をメモすることができます。
ヒント
-
あなたが正しいフォーマットで手紙を書くのに問題があるならば、あなたを助けるためにあなたのワープロソフトからテンプレートを使ってください。
