手紙は、個人とビジネスの両方の感情を伝える重要な手段です。しかし、個人的な手紙は彼らのビジネス相手とは大きく異なります。あなたの会社の取引中に適切なビジネスエチケットを見せるためには、これらの違いを認識し、文字スタイルを混在させないように注意を払うべきです。これはあなたが従業員、顧客、株主そして投資家にとってプロフェッショナルに見えるのを助けるでしょう。
フォーマット
ビジネスレターとパーソナルレターのフォーマットは大きく異なります。多少の違いはありますが、ビジネスレターのマージンは通常1インチです。また、段落と紹介データ行（日付、件名など）の間にのみ二重のスペースを入れて、単一のスペースを入れます。文字は段落のインデントなしで左寄せされます。ビジネスレターも常に入力されています。対照的に、個人的な手紙は事実上あらゆるフォーマットを持つことができます。個人的な手紙をどのように表示するかを決めるのは作家次第です。個人的な文字は伝統的に手書きですが、技術の進歩により、多くの人が自分のコンピュータで個人的な文字を入力するのは、手動で書くよりも速いからです。
コンテンツ
ビジネスレターでは、コンテンツは常に客観的です。つまり、レターの目的は透明です。個人的な手紙では、コンテンツはさまざまなトピックをカバーすることができ、問題解決よりも過去の出来事や感情を関連付けることに重点が置かれています。個人的な手紙ははるかに蛇行することができます。個人的な手紙はいくつかのビジネス上または財務上の問題に触れるかもしれませんが、ビジネス上の問題が直接ビジネスに影響を与えない限り、ビジネス上の手紙は決して個人的な問題について議論しません。
言語と句読点
ビジネスレターは、個人的なレターよりも正式な言葉を使用します。言葉の選択は法的事項に大きな違いを生む可能性があるため、作家は言葉の選択に特別な注意を払います。挨拶文と閉会は礼儀正しく、適切な称号を指す（例：エドワーズ委員長、ニーマン嬢）。コロンは、特に挨拶文と導入データ行のラベル（例：RE：、DATE:）の後に、個人用の文字よりもビジネス用の文字で使用されます。個人的な手紙はスラングやttyl（後で話す）やbtw（ところで）のような非ビジネス略語を含むどんな言語でも使うことができます。これの利点は作家の個性が本当に出くわすということです。ビジネスレターはしばしば作家の本当の「声」を失います。個人的な手紙は標準的な句読法の規則を使用しますが、それらは非常に非公式であるため、作家はしばしばいくつかの基本的な句読法と大文字化の標準を無視します。
なぜ差別化するのか
人が個人的な手紙をビジネス用の手紙から分離する主な理由は、ビジネス用の手紙を書くための標準的な方法がビジネス運営の効率を生み出すからです。たとえば、ビジネスマンは、件名からビジネスレターの目的をすばやく確認できることを知っています。効率は収益につながります。差別化のもう1つの理由は、プロのフォーマットを使用することで、文字の中にあるものが何でも重要であることを伝えていることです。第三に、ビジネスレターフォーマットの使用が専門家に期待されています。あなたがあなたの会社とのビジネスフォーマットに固執しないならば、あなたは準備ができていないか経験の浅いとして遭遇するかもしれません。
