ちょっとした現金基金を維持することは、90パーセント記録的です。他の10％は、誰が資金へのアクセスを許可されるかを管理しています。どのような種類のビジネスであっても、また何のためにペティキャッシュを使用しても、いくつかの簡単な予算設定手順に沿ってこれら2つの原則に従うと、ペティキャッシュファンドのバランスが保たれます。
すべての購入品のファイル証明
小額の現金基金を運営する際にあなたがする必要がある最初のことは効率的で機能的な記録管理システムを確立することです。あなたは小額の現金が使用されているすべての単一の取引の領収書と請求書を入手し、それらのコピーを作成する必要があります。これにより、領収書を紛失した場合のために、2つの別々のファイルがあります。領収書をフォルダに入れるのではなく、年代順に提出して、毎月別々のフォルダに入れることを検討してください。
小口現金のための許容できる使用法を確立する
小銭を無差別に使用しないでください。あなたはあなたが現金を使うことができるものとあなたができないもののために設定された特定のガイドラインを持つべきです。たとえば、資金でアルコールを購入することは、たとえそのアルコールがビジネスが後援する社会的なイベントのためであったとしても、通常は受け入れられない使用となります。あなた自身と他の誰かに現金を手に入れることを保護するために、あなたは許容できる経費とは何かについての規則を書かなければなりません。
アクセス制御
いつもあなたのささいな現金基金をロックアップしておいてください。引き出しからクローゼット、金庫まで、何でも保管できますが、持ち運び可能な箱やその他の移動しやすい持ち運び可能な保管容器に保管しないでください。鍵や組み合わせを数人以上に配布しないでください。理想的には、あなたは一人か二人に鍵を与えるだけで、他の誰かが彼らに必要な現金を求めてこれらの鍵保有者に頼むべきです。
定期監査を実行する
小額の現金が適切に使用されていることを確認するために、定期的な監査を実行します。効果的な監査は発表されておらず、目的は記録、会計手続き、そしてあなたの小額現金基金の管理を無作為にチェックすることです。監査なしでは、ささいな現金資金は誤用または管理不良になりがちです。監査を実行する最も簡単な方法は、数週間かそこら毎にファンドの現金チェックインにアクセスできない管理者を持つことです。
