書面による提案では、サービス、製品、またはプロジェクトを使用してニーズに常に答えます。成功するには、プロポーザルがそのプロポーザルの資格、解決策、および予算について同時に通知し、納得させる必要があります。勧誘された提案は通常、読者が特定の順序およびフォーマットで要求する特定の情報を提供します。求められていない提案は時々読者に必要性さえ存在することを納得させる必要があります。いずれにせよ、提案には説得力のある始まり、中間、そして終わりがなければなりません。提案された解決策を自信を持って受け入れるために読者が知っておくべきことを簡潔に示すように、提案の各セクションを調整します。
はじめ
プロポーザルの「最優先事項」を作成します。通常、これは送付状、タイトルページ、目次、およびプロジェクト概要から構成されています。あなたのプロポーザルサマリーは100から300ワードの要約または1ページのエグゼクティブサマリーの形をとることができます。
「はじめに」という見出しで提案を始めます。提案の目的を明らかにし、その内容をプレビューします。読者やさまざまな情報源との関係を説明してください。読者を引き込むためのあなたのソリューション、特にその利点を簡潔に説明してください。
あなたの提案の「背景」について話し合ってください。問題を述べ、あなたの聴衆について説明してください。あなたがしっかりした解決策を思いつくために複数の角度から問題をよく研究したことを示してください。あなたの前提と仮定を明確に述べ、あなたが提案で使用する基本的な用語を定義してください。
中間
あなたの「解決策」を説明してください。あなたの解決策が差し迫った問題に対処する最善の方法である理由をあなたの読者に見せてください。解決策の利点について説得力を持って話し合い、できれば堅実な事実や数字を使って主張を裏付けることができます。
ソリューションを実装する際に使用する「アプローチ」または「方法論」を説明してください。どのように作業を順序付けて管理し、質の高い結果をもたらすのに十分な労力とリソースを確保するかについての情報を含めます。重要なマイルストーンと重要なチェックポイントを示すスケジュールと、時間をかけてすべての参加者の関与を示す作業計画を詳述します。
あなたの読者を快適にし、あなたの能力に自信を持たせるためにあなたの「資格」を挙げてください。あなたとあなたのチームがもしあれば、その仕事をうまくやるための経験と経歴を持っているという証拠を提供してください。
あなたが必要とするすべてのリソースとそれらに対応するコストをリストする「予算」の詳細を記入してください。労力、材料、設備、消耗品などを含む、努力の総コストを計算します。
終わり
ソリューションの利点を繰り返し強調した「結論」で終わります。積極的に、自信を持って、説得力を持って承認を促します。必要に応じて追加情報を提供するよう申し出る。
あなたの「参考文献」をリストアップしなさい。あなたがあなたの提案を開発するのに使用した情報源を引用しなさい。
主張を裏付ける補足文書からなる「付録」セクションを作成するか、またはあなたの提案で行われた記述を説明してください。これらには、スプレッドシート、フローチャート、同様のプロジェクトまたはケーススタディ、履歴書、推薦状、ホワイトペーパーなどが含まれます。
ヒント
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あなたの聴衆の情報ニーズはあなたの提案に何を含めるべきか、何を除外するべきかを動かすべきです。
問題についての心配からあなたの解決策についての興奮まであなたの読者を導きます。あなたの安心感のある資格であなたのコスト情報に先行して、そしてあなたのソリューションの刺激的な機会と利益の要約でそれに従ってください。
上記のすべてのセクションが必要なわけではなく、複数のセクションを1つにまとめることもできます。逆に、読者の知る必要を満たすために新しいセクションを作成することができます。たとえば、「背景」の後に「文学の復習」のセクションを追加して、自分の提案に密接に関連する作品について説明します。または、「資格」の後に「契約」セクションを追加して、契約上の想定、期待、または例外を示します。
読みやすいように提案をフォーマットします。各段落をあなたの要点で始めたり終わらせたりするように作成してください。細部や例のために中央部分を予約してください。各段落の長さが10行以下であることを確認してください。要点をイタリック体または下線で示し、見出しや小見出しを使用して読者が情報を素早く見つけられるようにします。特に指示がない限り、全体で10〜12ポイントのフォントサイズを使用してください。
スペルと文法の誤りについては、提案を確認してください。可能であれば、提案を印刷して送信する前に、新しい提案を確認してください。
テンプレートを作成し、成功した提案の該当するセクションを将来の提案に適用します。
