仕入先への住所変更通知書の書き方

スムーズに機能するサプライチェーンを維持するためには、自社のベンダーとの良好なコミュニケーションが不可欠です。あなたのビジネスが移転するとき、あなたはあなたの供給者の全てが通知され、そして連絡先と出荷情報を更新する時間があることを確認したいです。住所変更通知書を作成するのは難しいことではありませんが、少し計画を立てる必要があります。最後の最後までこのタスクを残さないでください。

あなたの会社のベンダーの包括的なメーリングリストを作成してください。事業移転の発効日の少なくとも6週間前にリストの作成を開始してください。そうすれば、アドレスレターの変更を早めにメールで送信することができます。場合によっては、複数の手紙を送る必要があります。たとえば、仕入先が請求事務所とは別の発注および出荷部門を持っているとします。両方に通知する必要があります。

住所変更情報は、ベンダーへの手紙の本文にのみ記載してください。あなたの会社のレターヘッドを使うか、あなたの現在の住所と連絡先情報をあなたの通常のビジネスレターフォーマットに従ってレターの挨拶文または終わりに入れてください。

あなたの事業が手紙の最初の段落に移転していることを仕入先に伝え、変更の日を記入してください。実際の移動には数日かかることがあるので、連絡先と出荷を新しい住所に送信する必要がある正確な日付を記入してください。会社が動いている理由を説明してください。たとえば、サプライヤに会社が拡大しており、より大きな施設が必要であることを伝えることで、彼らは好ましい印象を与えるような方法で何が起こっているのかを知ることができます。業務が停止される期間がある場合は、事業が終了する日を明記してください。

2番目の段落に事業の新しい番地を入力します。郵送先住所が番地と異なる場合は、それも含めてください。電話番号など、変化しているその他の連絡先情報を入力します。移動の少なくとも3週間前に住所変更通知を郵送するので、ベンダーは自分の記録を更新する時間があります。最後に、必要に応じてベンダーが質問するための電話番号または電子メールアドレスを入力してください。