あなたが企業の隠れ家、コンベンション、またはその他の特別なイベントを主催するかどうかにかかわらず、ゲストスピーカーはあなたの聴衆に新しい視点と専門知識の利益を提供することができます。チェックリストは、すべてが順調に進むように手配を整理するのに役立ちます。組織のために、チェックリストを旅行、財務、技術、住所、講演者のニーズなどの分野に分割します。主催者と講演者は、これらのカテゴリにチェックリストを作成して、イベントに問題がないことを確認できます。
旅行の手配
ゲストスピーカーは、有料でもボランティアでも、通常はスピーキングエンゲージメントに参加する必要があります。これには、航空運賃やホテルなどの主要な旅行計画、または単純な車での移動が含まれる場合があります。手配をするのは受入機関の責任です。話者がどこから来ているのか、どのような交通手段が必要なのか、到着時刻と出発時刻の好みを調べましょう。また、生年月日など、予約に必要な話者の適切な情報も入手してください。次に、チェックリストに旅行の予約、必要に応じてホテルの予約、車などの地上輸送の手配を含める必要があります。約束の数日前にすべての取り決めを確認するためにメモを追加してください。講演者のチェックリストには、主催者への情報提供と詳細の確認も含める必要があります。
財務上の取り決め
主催者のチェックリストの項目には、講演者への支払いが行われたことの確認が含まれます。多くの場合、講演者にはイベントの前にリテーナの一種として支払われ、一部はエンゲージメントを正常に完了した後に支払われます。このような場合は、忘れないように2つのチェックリスト項目を作成してください。講演者の財務チェックリストには、直接入金の住所や口座番号など、関連するすべての詳細情報をホストに提供すること、および支払いが行われたことを確認することを含める必要があります。
技術ニーズ
多くのゲストスピーカーは住所の一部としてテクノロジーを採用しています。ゲストスピーカーは、ラップトップ、オーバーヘッドプロジェクターとスクリーン、ケーブル、ポインター、マイクなど、必要なものすべてのリストを作成する必要があります。ホストはこの情報を要求し、問題を解決するために、電源コード、バックアップラップトップ、および技術担当者などの実用的な項目を追加する必要があります。
スピーチと資料
受入機関は、スピーカーから何を求めているのかを明確にする必要があります。これには、対処する特定のトピック、または住所の長さなど、より実用的な詳細が含まれる場合があります。すべてのリストを作り、それをスピーカーに送ってください。講演者にとっては、このチェックリストには住所の仕上げと編集を含める必要があります。講演者はまた、スピーチの複製コピーとPowerPointなどの補助資料の作成を確認する必要があります。主催者と講演者は事前に協力して、講演者がその住所の事前コピーを、おそらくメディアまたは手話通訳者に提供するかどうかを決定する必要があります。
スピーカーの世話
チェックリストのこのセクションは、講演者ではなく主催者のためのものです。あなたの講演者はそのイベントのVIPとして扱われるべきです。話し手の連絡係および取り扱い人として行動する人を割り当て、割り当てられた人の連絡先情報を話し手に伝えます。イベント当日、ハンドラーが講演者に挨拶する場所を知っていること、イベントに必要な更新情報、および重要な詳細情報を提供していることを確認します。ハンドラーはまた、スピーカーを組織内の重要な人々に紹介する必要があります。表彰台の水のボトルなど、イベント中のスピーカーの快適さを確保するための項目をチェックリストに追加します。最後に、チェックリスト項目を追加して、イベント後の講演者への感謝の気持ち（おそらく手書きのメモやフラワーアレンジメントを含む）と、支払いを完了させることを忘れないでください。
