学校のような大規模な組織のためにプリンタの消耗品を追跡して注文することは困難な場合があります。すべてのモデルのプリンタは、異なる種類のインクカートリッジまたはトナーを使用します。各インクカートリッジは、交換する前に異なる数のページを印刷します。紙と鉛筆で生成されたリストを使用して、昔ながらの方法でインクカートリッジの注文を追跡することができますが、すべての関連情報を格納するスプレッドシートを作成すると時間が節約されます。 。
コンピュータのスプレッドシートプログラムを使用して、インクカートリッジの注文を追跡するための新しい空のスプレッドシートを作成します。コンピュータにMicrosoft Officeの一部としてMicrosoft Excelがインストールされている可能性があります。 Excelを持っていない場合は、OpenOfficeなどの無料のオフィススイートをダウンロードしてインストールするか、Google Docsなどの無料のGmailアカウントにサインアップすれば無料でアクセスできるオンラインツールを使用できます。
追跡したい情報を決定します。これはケースバイケースで異なります。電子スプレッドシートを使用する利点の1つは、ニーズの変化に応じて追跡する情報を簡単に変更できることです。まず最初に、各プリンタが設置されている部屋番号、プリンタの種類、プリンタが使用するインクカートリッジまたはトナーの種類、インクの支払い金額、最後に交換用インクを注文した日付を追跡します。
スプレッドシートの列のヘッダーを最初に入力してください。空白のスプレッドシートがどのように構成されているかに注目してください。縦軸の下には数字の列があり、横のアクセスには文字の列があります。最初のセル、または1行目の列Aに、「Room Number」と入力します。 1行B列に「Printer Model」を入力します。 「インクカートリッジモデル」は、追跡したい各情報について列見出しを入力するまで、1行C列に続きます。
スプレッドシートに入力する最初のプリンタを選択し、2行目のA列に部屋番号を入力することから始めます。2列目のB列にプリンタモデルを入力してから、適切な列にすべての関連情報を入力します。最後に注文したインク。
行3列Aから始めて、次のプリンターの情報を入力してから、該当する各列にそのプリンターのその他のデータを入力します。すべてのプリンタとプリンタ情報が表示されるまで、後続の各プリンタの情報を新しい行に入力し続けます。完了したら、スプレッドシートをコンピュータのハードドライブに保存します。
特定のプリンタのインクを注文するたびに記録する追加の空白の日付列を作成します。作業が終わったら、ファイルをハードドライブに保存して、次回サプライ品を注文するときに使用できるようにします。
ヒント
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特別なフォーマットを使用して重要な情報を強調したり、組織の補助として使用したりしてください。たとえば、列見出しには太字のフォントを使用し、同じ組織単位内のプリンタをグループ化するには色付きのフォントを使用します。たとえば、教職員用プリンタには緑色、学生用プリンタには青色、図書館に設置されているプリンタにはオレンジ色を使用できます。
たとえば、学期や学年など、しばらくしてから、その期間に各プリンタのインクに費やした金額を合計します。この情報を使用して、一部のプリンターが他のプリンターよりも頻繁に使用されているかどうか、あるプリンターが他のプリンターよりも費用対効果が高いかどうか、さらにどの部門または教室でも最もインクを使用するかどうかを確認できます。目的
